Cet article traitera de comment gérer certaines tâches ou documents pour vous faire gagner du temps et en profiter pour faire ce que vous aimez : l’automatisation.
Des applications qui vous sauvent la vie.
J’avoue ne pas être un expert en informatique et c’est sûrement pour cela que je suis facilement impressionnable. Savez vous qu’il existe certains sites/applications qui s’occupent de faire votre travail répétitif automatiquement ?
Dans ma quête de l’organisation j’ai découvert 3 sites :
IFTTT : créé des chaînes d’instructions simples entre sites/applications web
Zapier : connect des applications entre elles et partagent les données que vous voulez
Hunter : vous cherche le mail pro d’une personne pour prospection
Ces sites ont en commun d’automatiser certaines de vos tâches comme une réponse commerciale automatique à une question client, mettre à jour des documents automatiquement en en modifiant un autre etc…
Presque tout ce que votre imagination peut créer. Mais allez-y doucement, commencez par 2-3 tâches et voyez comment cela se gère.
Attention à ne pas tomber dans l’excès.
Mais comment savoir si une tâche doit être automatisée ?
Jonathan Fechner nous donne le chiffre 3 : si vous répétez une tâche 3 fois dans une journée, voyez si elle peut être automatisée.
Créez des templates/modèles
Tout comme le point précédent, quels documents utilisez-vous le plus souvent et qui vous prennent du temps à produire ?
Si vous arrivez à en identifier, créez-en des modèles.
Exemple : des lettres de remerciement, des courriels d’invitation, des outils d’organisation ou de gestion de projet.
Partir d’une base vous fera gagner du temps.
Et aussi chanceux que vous êtes, il existe une bonne panoplie de modèles disponibles sur Internet et même dans vos logiciels de traitement de textes, tableurs etc… À vous de chercher et de le modifier à votre image.
Soyez généreux, faites en profiter votre équipe
Ressortons de l’individu quelques instants pour se remettre au sein de l’équipe.
Après tout ce que vous avez appris dans ces articles, serait-il judicieux de le garder pour vous ou de le partager ?
La réponse semble évidente mais étant donné que j’aime utiliser les réflexions des autres pour grandir, je vais vous en partager une qui me suis depuis un bout de temps déjà.
Ne soyez pas ingrat, soyez généreux
Ne soyez pas orgueilleux, soyez acteur de changement, le vôtre et le nôtre
Ne soyez pas un seul, soyez un groupe, une équipe
Si vous n’y arrivez pas seul, demandez de l’aide.
De moi 🙂
Et vous, qu’est ce que vous avez automatisé et comment l’avez vous fait ?
Qui parmi vous a déjà été dans une réunion interminable où un sentiment fort mais intangible d’inutilité s’emparait de vous ?
Par exemple, j’ai déjà été dans une réunion d’équipe qui a duré 4h !!!!! 4h pour une réunion où aucun débat n’était posé, où la direction avait des “informations importantes à communiquer”. Pour être honnête avec vous, au bout de 2h, je suis parti dans un fou rire de malaise.
Je me suis alors demandé, comment essayer d’éviter cela ? Bon pour être honnête, les conseils que je vais vous donner ici sont utiles dans le cas où vous êtes en charge de préparer les réunions. Sinon, envoyez simplement le lien de cet article à votre patron…
Hey, tout le monde peut s’améliorer, il n’y a pas de honte à cela 😉
Une réunion, ça se prépare.
l’ordre du jour : c’est l’ensemble des points à aborder. Une bonne pratique d’équipe serait de rendre disponible cet ordre du jour la semaine précédant la réunion pour que tous les collègues puissent ajouter un point si besoin.
Pour toutes les réunions même celles dites exceptionnelles, prévoyez 3 objectifs max et nommez-les.
Pour les informations importantes à passer : n’est-il pas possible de faire cela par courriel et sauver du temps à tout le monde ?
Une réunion appartient à l’ensemble de l’équipe. Pas juste aux boss ou aux employés.
Animer une réunion
Voici une liste de bonnes pratiques que j’ai découvert quand j’étais coordinateur d’équipe et/ou chargé de préparer certaines réunions.
Arriver avant tout le monde, tester le matériel et mettre en place la salle
Annoncer le temps prévu pour cette réunion et rappeler si des invités vont se joindre à nous
Proscrire les téléphones sur la table et demander à les mettre sur mode “silence” sauf urgence “prévue” (enfant malade etc…)
Partager le rôle d’animateur, de garant du temps et du preneur de notes. cela conscientisera l’équipe à se discipliner de manière autonome
Si la parole à du mal à circuler, utiliser un bâton de parole (ou n’importe quel objet qui traîne). Proposer de la nourriture, ça aide à prendre son temps et réfléchir sur ce qu’on a à dire plutôt que de couper la parole quand on est pas d’accord.
Assurer des points de suivi des réunions précédentes en ayant désigné un responsable par point.
Si un point n’est pas clair, demander à la personne qui l’a posé de le reformuler. L’aider au besoin.
Prise de décision ou consultation d’équipe : user du tour de table.
Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques pour avoir une réunion efficace ?
Pouvoir dire non est quelque chose de difficile à faire pour une grande majorité des gens. Cela peut révéler différents aspects de notre personnalité et peurs comme :
de décevoir
qu’on ne nous aime pas
de passer pour un incapable ou un faignant
de l’autorité
…
Mais réussir à dire “non” peut vous aider à prendre plus confiance en vous. Ceci en vous :
levant pour vos convictions
montrant expert en ne voulant pas produire un travail bâclé
protégeant vous et votre équipe
En effet, apprendre à dire non quand il le faut donnera du crédit à votre personne, votre équipe et votre travail. Tout est dans l’art de communiquer votre “non”.
Voici quelques méthodes.
Méthode 1 : décaler votre “non” dans le temps.
Il arrive très souvent qu’on demande une tâche à faire à la volée, entre 2 portes, dans des temps informels. Et souvent ces tâches prennent plus de temps que prévu. Plutôt que de répondre dans l’urgence, décalez votre “non” à plus tard.
Exemple : je reviens d’une pause café et ma patronne me demande de faire un travail important qu’elle n’a pas le temps de faire et elle sait que je l’ai déjà fait dans le passé. Elle est pressée et ne pense pas à me demander si j’ai du temps disponible pour le faire.
Pas besoin de me presser, cette urgence c’est la sienne. Je me détache de son urgence et lui répond que je vais voir la charge de travail que cela comporte et lui donne une réponse dans l’heure qui suit par mail.
À ce moment-là, je ne prends pas la responsabilité de cette charge de travail. Je pourrai lui répondre plus tard qu’à la vue de cette charge je préfère ne pas m’engager car le travail risque d’être mal fait.
Simple et efficace.
Admettons que le “non” engendre un conflit ou une négociation. La méthode suivante est pour vous.
Méthode 2 : la méthode DESC
Cette méthode a été fondée en 1970 par A. Sharon Bower et Gordon H. Bower, paru dans leur livre Asserting Yourself. Elle nous montre différentes étapes pour régler efficacement les conflits entre collègues en formulant les problèmes de manière claire, objective et rationnelle. La méthode DESC permet de développer une meilleure communication entre les employés. Pour que cette méthode fonctionne, il faut l’approbation unanime de l’ensemble de l’équipe pour être dans un climat apaisé.
Le but est de présenter la situation conflictuelle qui se présente aux parties le plus concrètement et observable possible à partir des faits. La description doit rester simple de la part des deux parties. On met en avant le fait (objectif) sur le jugement (subjectif) en les identifiant.
Cette étape doit aussi permettre de montrer les conséquences négatives et les risques que ce conflit peut générer.
Étape 2 : E pour exprimer les Émotions.
Qu’est-ce que ce conflit provoque comme émotions chez chacun ?
Cette émotion porte sur le comportement de l’individu et non sur sa personne.
On distingue l’action de la personne qui l’a faite.
Étape 3 : S pour spécifier des Solutions.
Les 2 parties proposent des solutions permettant d’aller vers la résolution du conflit. Elles doivent être réalistes, claires et surtout réalisables.
Étape 4 : C pour Conséquences/Conclusions.
Quelles sont les conséquences négatives possibles de ce conflit, ou ce “non” non-accepté, s’il perdurait ? On incite les partie à suivre leurs solutions.
Cette étape doit aussi permettre aux parties opposées d’avoir une réflexion sur les possibles mesures à prendre pour éviter dans l’avenir que de semblables conflits puissent avoir de nouveau lieu.
En somme, savoir dire “non” a des similarités avec la gestion de conflit. Bien gérée, l’équipe et les individus en ressortent grandies.
