Comment gérer des tâches répétitives

Comment gérer des tâches répétitives

Cet article traitera de comment gérer certaines tâches ou documents pour vous faire gagner du temps et en profiter pour faire ce que vous aimez : l’automatisation.

Des applications qui vous sauvent la vie. 

J’avoue ne pas être un expert en informatique et c’est sûrement pour cela que je suis facilement impressionnable. Savez vous qu’il existe certains sites/applications qui s’occupent de faire votre travail répétitif automatiquement ? 

Dans ma quête de l’organisation j’ai découvert 3 sites : 

  • IFTTT : créé des chaînes d’instructions simples entre sites/applications web
  • Zapier : connect des applications entre elles et partagent les données que vous voulez
  • Hunter : vous cherche le mail pro d’une personne pour prospection

Ces sites ont en commun d’automatiser certaines de vos tâches comme une réponse commerciale automatique à une question client, mettre à jour des documents automatiquement en en modifiant un autre etc…

Presque tout ce que votre imagination peut créer. Mais allez-y doucement, commencez par 2-3 tâches et voyez comment cela se gère.

Attention à ne pas tomber dans l’excès.

Mais comment savoir si une tâche doit être automatisée ? 

Jonathan Fechner nous donne le chiffre 3 : si vous répétez une tâche 3 fois dans une journée, voyez si elle peut être automatisée. 

Créez des templates/modèles

Tout comme le point précédent, quels documents utilisez-vous le plus souvent et qui vous prennent du temps à produire ? 

Si vous arrivez à en identifier, créez-en des modèles. 

Exemple : des lettres de remerciement, des courriels d’invitation, des outils d’organisation ou de gestion de projet.

Partir d’une base vous fera gagner du temps. 

Et aussi chanceux que vous êtes, il existe une bonne panoplie de modèles disponibles sur Internet et même dans vos logiciels de traitement de textes, tableurs etc… À vous de chercher et de le modifier à votre image. 

Soyez généreux, faites en profiter votre équipe 

Ressortons de l’individu quelques instants pour se remettre au sein de l’équipe. 

Après tout ce que vous avez appris dans ces articles, serait-il judicieux de le garder pour vous ou de le partager ? 

La réponse semble évidente mais étant donné que j’aime utiliser les réflexions des autres pour grandir, je vais vous en partager une qui me suis depuis un bout de temps déjà. 

Ne soyez pas ingrat,  soyez généreux

Ne soyez pas orgueilleux, soyez acteur de changement, le vôtre et le nôtre

Ne soyez pas un seul, soyez un groupe, une équipe

Si vous n’y arrivez pas seul, demandez de l’aide. 

De moi 🙂

Et vous, qu’est ce que vous avez automatisé et comment l’avez vous fait ?

Partagez vos réponses en commentaire

Vous avez dit réunion efficace ?

Vous avez dit réunion efficace ?

Qui parmi vous a déjà été dans une réunion interminable où un sentiment fort mais intangible d’inutilité s’emparait de vous ? 

Par exemple, j’ai déjà été dans une réunion d’équipe qui a duré 4h !!!!! 4h pour une réunion où aucun débat n’était posé, où la direction avait des “informations importantes à communiquer”. Pour être honnête avec vous, au bout de 2h, je suis parti dans un fou rire de malaise. 

Je me suis alors demandé, comment essayer d’éviter cela ? Bon pour être honnête, les conseils que je vais vous donner ici sont utiles dans le cas où vous êtes en charge de préparer les réunions. Sinon, envoyez simplement le lien de cet article à votre patron… 

Hey, tout le monde peut s’améliorer, il n’y a pas de honte à cela 😉

Une réunion, ça se prépare. 

  • l’ordre du jour : c’est l’ensemble des points à aborder. Une bonne pratique d’équipe serait de rendre disponible cet ordre du jour la semaine précédant la réunion pour que tous les collègues puissent ajouter un point si besoin. 
  • Pour toutes les réunions même celles dites exceptionnelles, prévoyez 3 objectifs max et nommez-les.
  • Pour les informations importantes à passer : n’est-il pas possible de faire cela par courriel et sauver du temps à tout le monde ? 

Une réunion appartient à l’ensemble de l’équipe. Pas juste aux boss ou aux employés. 

Animer une réunion

Voici une liste de bonnes pratiques que j’ai découvert quand j’étais coordinateur d’équipe et/ou chargé de préparer certaines réunions. 

  • Arriver avant tout le monde, tester le matériel et mettre en place la salle
  • Annoncer le temps prévu pour cette réunion et rappeler si des invités vont se joindre à nous
  • Proscrire les téléphones sur la table et demander à les mettre sur mode “silence” sauf urgence “prévue” (enfant malade etc…)
  • Partager le rôle d’animateur, de garant du temps et du preneur de notes. cela conscientisera l’équipe à se discipliner de manière autonome
  • Si la parole à du mal à circuler, utiliser un bâton de parole (ou n’importe quel objet qui traîne). Proposer de la nourriture, ça aide à prendre son temps et réfléchir sur ce qu’on a à dire plutôt que de couper la parole quand on est pas d’accord. 
  • Assurer des points de suivi des réunions précédentes en ayant désigné un responsable par point. 
  • Si un point n’est pas clair, demander à la personne qui l’a posé de le reformuler. L’aider au besoin.
  • Prise de décision ou consultation d’équipe : user du tour de table. 

Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques pour avoir une réunion efficace ?

Planification consciente sur du court terme

Planification consciente sur du court terme

Nous avons tous des choses à faire plus importantes que d’autres dans la semaine. Cet article mêlera l’aspect professionnel et personnel de nos agendas.

Identifier les tâches/activités qui ne bougeront pas.

En effet, nous sommes humains et il n’est pas bon de tout le temps dissocier ces 2 parties de nous : elles ne sont pas opposées, elles se complètent.  Donc autant en faire de même avec notre planning. 

C’est ici que vous identifierez vos réunions habituelles, vos vacances, vos loisirs… Tout ce que vous pouvez planifier à l’avance et qui, côté vie personnelle, compte vraiment pour vous. Facilitez vous la tâche, rendez ces événements comme récurrents dans votre agenda.  

Ensuite viennent les autres tâches à importances variables. 

Répartir vos tâches sur les meilleurs moments de la journée/semaine.

Lundi

Journée pénible par excellence, prévoyez donc à faire ce que vous aimez le moins comme la comptabilité, administratif… Aussi pénibles que sont ces tâches, elles sont à fortes valeurs ajoutées et le reste de la semaine s’en retrouvera plus beau. 

Mardi et jeudi

La semaine est lancée, c’est généralement une matinée bien productive qui vous attend. Bon moment pour passer vos appels téléphoniques en plus de votre travail habituel. 

Mercredi

Cette journée est souvent destinée aux enfants ou prise en congé pour les personnes travaillant à temps partiel (ils ont tellement tout compris). 

Une bonne journée pour vous concentrer sur le travail que vous seul pouvez exécuter.

Vendredi

L’euphorie du week-end arrive donc la productivité ambiante diminue. Ce n’est pas grave, autant l’accepter et essayer d’en tirer profit. 

Prévoyez votre semaine suivante, vos rendez-vous, ordre du jour de réunion, remplissez votre agenda. Faites que cette dernière journée de travail de la semaine se termine bien. 

Sait on jamais, un imprévu est si vite arrivé.

Loi de Murphy

Et voici cet imprévu. 

La loi de Murphy, développée par Edward A. Murphy Jr, un ingénieur aérospatial américain qui en énonça le premier le principe, est un adage qui s’énonce de la manière suivante :

Tout ce qui est susceptible d’aller mal, ira mal.

Selon une variante plus détaillée de la loi,

S’il existe au moins deux façons de faire quelque chose et qu’au moins l’une de ces façons peut entraîner une catastrophe, il se trouvera forcément quelqu’un quelque part pour emprunter cette voie.

Comment prévoir ce qui tournera mal alors ? 

Dans son livre, Jonathan Fechner nous propose de rajouter 20% de temps aux tâches prévues : des buffers (tampons en français). Il nous l’explique comme étant “une offrande aux grands esprits de la gestion du temps”. Et je lui accorde 😉

Exemple : une tâche prévue de 60 min, prévoyez 1h20 environ. 

Avec tous ces conseils que vous avez découvert et qui, je suis sûr, vous ont permis de vous (re)découvrir, prenez du temps pour vous et ceux que vous aimez.

Une liste de tâches à faire efficace

Une liste de tâches à faire efficace

La liste de tâche à faire, ou la To-Do List en anglais. Peu importe la forme, le nom ou la langue, voici un fait que nul ne peut contredire : 

matérialiser l’ensemble des tâches à faire sur un support est indubitablement un bon moyen de s’organiser. 

Nous l’avons forcément déjà essayé au moins une fois, quand on arrive plus à gérer cette charge de travail uniquement avec notre esprit, notre mémoire. Il nous semble  alors plus facile de chercher une aide extérieure, un outil. 

Mais pourquoi attendre que notre charge mentale déborde ? 

Premièrement, limitez-vous au support que vous utilisez le plus :  

  • si vous êtes sur un ordinateur, restez sur un outil digital. 
  • Si vous êtes sur papier, faites vous une liste à la journée ou à la semaine maximum, facile à (re)trouver. 

Pour ma part, j’ai une préférence pour le site Kanbanflow. Et pour vous l’avouer, j’ai découvert en préparant cet article, la méthode Kanban utilisée. 

Méthode Kanban

Un kanban, du japonais カンバン ou 看板 (kanban, «étiquette»), est une fiche cartonnée ou un signal électronique ou simplement un emballage que l’on fixe sur les bacs ou les conteneurs de pièces dans une ligne d’assemblage ou une zone de stockage. Le terme désigne aussi la méthode de gestion de production en flux tendu employée à la fin des années 1950 dans les usines Toyota et consistant à limiter la production d’un poste en amont d’une chaîne de travail aux besoins exacts du poste en aval. L’ingénieur japonais Taiichi Ōno en est considéré généralement comme l’inventeur dans les années 1960.

 https://fr.wikipedia.org/wiki/Kanban

L’idée est donc de créer des tableaux avec des listes différentes. J’en utilise une constante pour mes tâches quotidiennes/hebdomadaires. Plus un autre tableau au besoin quand je suis sur un projet particulier à mettre en place. 

Mais il en existe de nombreuses autres comme Google Task, Trello… Et le petit plus, vous pouvez les installer sur votre cellulaire.  

Ensuite, (après avoir utilisez vos compétences acquises suite à la lecture des articles précédents sur comment organiser vos tâches grâce aux matrices d’Eisenhower et Jonathan Fechner) répartissez les sur votre support :  

  • En haut de votre liste les plus importantes et urgentes puis ainsi de suite en ordre décroissant. Si une tâche vous semble prendre plus de 2h à réaliser, découpez-la en plusieurs fractions. 
  • Puis, définissez des échéances pour chacune de ces tâches. Là est le secret d’une bonne To-Do List. Imposez vous des limites dans le temps. Mais pour ce qui est de la limite, seul vous, ou votre boss la connait.

 Et pour finir, voici quelques pièges à éviter : 

  • soyez précis et succinct dans vos tâches : l’avantage des outils numériques et qu’ils vous permettent de rattacher un courriel, une demande spécifique liée à la tâche. 
  • utilisez des verbes d’action, cela vous donnera plus d’entrain à réaliser cette tâche
  • rappelez vous de la règle des 2 minutes : si une tâche peut être réalisée en moins de 2 min, FAITE-LÀ et ainsi diminuez votre charge mentale. 
  • mettez la à jour : une To-Do List a besoin de vous comme vous avez besoin d’elle. Si vous ne la faites pas vivre elle sera simplement un outil de plus laissé à l’abandon. Soyez certain que c’est un allié, et prévoyez de la mettre à jour 1-2 fois par semaine. 

Quand vous aurez intégré tout cela, essayez de vous challenger.  

Accordez-vous un peu moins de temps pour réaliser certaines longues tâches, vous serez surpris d’y parvenir. 

Loi de Parkinson

La 1ère loi de Parkinson nous l’explique : “elle pose que tout travail au sein d’une administration augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté”

https://fr.wikipedia.org/wiki/Loi_de_Parkinson

Pour l’illustrer :

Illustration tiré du site :  https://lagestiondutemps.fr/loi-de-parkinson/

Se challenger dans la mesure où vous vous sentez capable de fournir un effort supplémentaire sur une durée donnée fonctionne. Mais attention à ne pas augmenter sa charge de travail au point de s’épuiser.

L’ensemble de ces propositions sont là pour vous aider à gagner du temps, non pas faire de vous un bourreau de travail. 

Si cela vous aide, faites m’en part dans les commentaires, c’est toujours apprécié 🙂

Comment organiser ses courriels (mails)

Comment organiser ses courriels (mails)

S’occuper de ses courriels est, pour moi, l’une des tâches les plus pénibles dans mon travail. Surtout que la plupart ne sont pas les plus utiles au monde (on ne va pas se le cacher).

Cet article vous aidera à vous organiser et éviter de perdre trop de temps avec eux.

Traitement

Traiter ses courriels est peut-être l’une des tâches de travail les plus chronophage : le temps passé et les résultats ne marquent clairement pas une valeur ajoutée à notre efficacité. Le problème supplémentaire est l’apparition des notifications.

La présence constante dans notre champ de vision de cette pastille rouge devient une source de stress. Si comme moi vous ne supportez pas d’avoir ce chiffre dans votre champ de vision, supprimez-le dans vos paramètres d’affichage. Mais assurez-vous de relever vos courriels régulièrement à des moments stratégiques.

Pour ma part, 3 fois par jour maximum : 

  • après la 1ère tâche importante de la journée
  • à mon retour de pause du midi
  • 1h avant la fin de ma journée. 

Suite à ces consultations, j’établis un tri succinct mais important dans 3 catégories

  1. À répondre

La règle des 2 minutes est très utile ici : si vous pouvez répondre à ce courriel en moins de 2 minutes, faites-le !

  1. À garder comme information importante

J’ai différents dossiers pour archives avec des étiquettes ou des tags, des dossiers. Ça m’aide à compartimenter les informations dont j’ai besoin.

  1. Pour la corbeille. 

Comme son nom l’indique, direction

Si vous recherchez un courriel, n’hésitez pas à utiliser la barre de recherche, elles sont très puissantes tant que vous avez les bons mots clés. 

Utilisation

Soyez clairs dans vos courriels

  • Votre objet de courriel doit contenir une action attendue : Pour information/lecture, Pour réponse (rapide ou non), Pour validation, Pour action. 
  • L’objet est très important : on doit pouvoir comprendre sa portée.
  • Si le courriel est long, n’hésitez pas à faire des listes à puces (bullets-points)

Réduction 

Le nombre de courriels reçus et envoyés par jour est incroyablement élevé. Le site Arobase.com nous l’explique très clairement à l’aide de différentes études : 

  • L’e-mail en entreprise :

88 courriels sont reçus et 34 sont envoyés en moyenne par jour en entreprise par chaque collaborateur. Seuls 12 messages sont identifiés par les usagers comme étant du spam.

Étude Adobe, août 2015
  • Temps passé à consulter ses e-mails :

Les cadres estiment passer plus de 5 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie

5,6 heures en France et 5,4h en Europe

Aux Etats-Unis, ce chiffre monte à 6,3 heures 

Radicati Group, mars 2015
  • Nombre de mails envoyés par jour :

Monde : 293 milliards en 2019 (hors spam)

Prévision pour 2022 : 347 milliards

Radicati Group, février 2019
  • Le spam (courriels indésirables) :

Selon les moments et selon les mesures, le spam représente entre 55 et 95 % du trafic total de l’e-mail. La majeure partie (près de 90%) est filtrée en amont par les outils anti-spam des messageries et est donc invisible aux yeux des internautes (elle n’apparaît donc pas dans le dossier Indésirables). 

sources Vade Retro, Altospam, SignalSpam
  • Coût et impact sur la planète :

CO2 : une entreprise de 100 personnes génère chaque année rien qu’avec son courrier électronique 13,6 tonnes d’équivalent CO2, soit l’équivalent de 14 allers-retours Paris et New York.

ADEME

Agissons donc à notre niveau ! 

D’après l’ensemble de ces études, les spams, listes de diffusions, courriels peu clairs car pas assez direct sont la cause de ces envois en trop gros nombres.

Voici quelques conseils pour les réduire. 

Désabonnez-vous des listes de diffusions que vous n’utilisez pas

  • en bas de ces courriels il y a toujours un petit bouton “se désabonner”
  • cleanfox.io est un site Internet qui vous aidera à réaliser cela sans trop d’effort

Centralisez vos adresses courriels vers une unique boîte de réception

Règle des 2 minutes

Comme expliqué dans un précédent articles ICI

Tout ce qui vous prend moins de 2 minutes à réaliser, faites-le pour diminuer la charge mentale de cette tâche. 

Avec toutes ces astuces et conseils, à vous de jouer et fixez vous un objectif réaliste afin d’obtenir le tant convoité “inbox 0”. 

J’arrive aujourd’hui à avoir un Inbox 0 en fin de journée en respectant ces différentes étapes.

Comment organiser ses tâches

Comment organiser ses tâches

Nous avons tous des prédispositions quant au moment de la journée où nous sommes le plus productif. Quel est votre meilleur moment de la journée pour réaliser une tâche qui vous demandera le plus de concentration/effort ?

Votre moment le plus productif

Pour le savoir ou le confirmer, passez ce rapide test de Horne & Ostberg.

Vous avez votre résultat ? Partagez le en commentaire c’est toujours inspirant pour les autres

Débuter votre journée en organisant vos tâches

Ne commencez pas votre journée par vérifier vos mails. Préférez 2-3 moments précis et stratégiques. 

Commencez plutôt votre journée avec la tâche à la plus haute valeur. Quelle serait l’unique tâche à faire si vous ne devez n’en faire qu’une seule aujourd’hui ? 

En général cette tâche va de mise avec la plus pénible, la plus ingrate. 

Pour vous aider à classer vos tâches voici un bel outil : la Matrice d’Eisenhower. 

Jonathan Fechner dans son livre, les 13 commandements du management de projet, nous offre une suite à la matrice d’Eisenhower. 

La technique Pomodoro

Le mot italien pour tomate est aussi une technique de gestion du temps très efficace pour accomplir son travail. Elle consiste simplement à : 

  • Définir une tâche à réaliser
  • Travailler dessus pour 25 min
  • Prendre une pause de 5 min (étirez-vous…)
  • Repartir pour 25 min

Ainsi de suite pour un maximum de 3h

  • Prenez une pause de 30-60 min

Et reprenez. 

Attention à ne pas passer toute sa journée sur une même tâche. Pour les grosses tâches, les découper en plusieurs et prévoir sa réalisation sur plusieurs jours en sera toujours plus bénéfique.

En éliminant tranquillement ces tâches les unes après les autres, vous aurez le temps de vous occuper de celles qui n’ont pas pu être déléguées (Quadrant 3). Pouvoir déléguer, c’est dans le cas où vous avez : 

  • une équipe qui travaille avec vous
  • la possibilité de demander une aide à cette dernière. 

Si la tâche est urgente mais pas importante, voyez qui aurait les meilleures qualifications pour remplir cette tâche avec vous ou vous aider à la remplir en partie. L’idée n’est pas de donner votre travail aux collègues mais de travailler intelligemment en équipe. 

Parlons maintenant des tâches du Quadrant 4, peu importantes et non urgentes. La matrice d’Eisenhower suggère de les abandonner. Comprenez le comme les abandonner pour aujourd’hui mais les garder dans votre to do list à faire plus tard. Si possible, ne pas les repousser à plus de 2 semaines, sinon elles risquent vraiment de tomber dans l’oubli. 

Règle des 2 minutes

Tout ce que vous pouvez faire et qui vous prend moins de 2 minutes à réaliser : FAITES-LE. Ça vous évitera de l’inscrire dans votre To-Do List et donc de prendre de la place dans votre tête. 

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