Vous avez dit réunion efficace ?
Qui parmi vous a déjà été dans une réunion interminable où un sentiment fort mais intangible d’inutilité s’emparait de vous ?
Par exemple, j’ai déjà été dans une réunion d’équipe qui a duré 4h !!!!! 4h pour une réunion où aucun débat n’était posé, où la direction avait des “informations importantes à communiquer”. Pour être honnête avec vous, au bout de 2h, je suis parti dans un fou rire de malaise.
Je me suis alors demandé, comment essayer d’éviter cela ? Bon pour être honnête, les conseils que je vais vous donner ici sont utiles dans le cas où vous êtes en charge de préparer les réunions. Sinon, envoyez simplement le lien de cet article à votre patron…
Hey, tout le monde peut s’améliorer, il n’y a pas de honte à cela 😉
Une réunion, ça se prépare.
- l’ordre du jour : c’est l’ensemble des points à aborder. Une bonne pratique d’équipe serait de rendre disponible cet ordre du jour la semaine précédant la réunion pour que tous les collègues puissent ajouter un point si besoin.
- Pour toutes les réunions même celles dites exceptionnelles, prévoyez 3 objectifs max et nommez-les.
- Pour les informations importantes à passer : n’est-il pas possible de faire cela par courriel et sauver du temps à tout le monde ?
Animer une réunion
Voici une liste de bonnes pratiques que j’ai découvert quand j’étais coordinateur d’équipe et/ou chargé de préparer certaines réunions.
- Arriver avant tout le monde, tester le matériel et mettre en place la salle
- Annoncer le temps prévu pour cette réunion et rappeler si des invités vont se joindre à nous
- Proscrire les téléphones sur la table et demander à les mettre sur mode “silence” sauf urgence “prévue” (enfant malade etc…)
- Partager le rôle d’animateur, de garant du temps et du preneur de notes. cela conscientisera l’équipe à se discipliner de manière autonome
- Si la parole à du mal à circuler, utiliser un bâton de parole (ou n’importe quel objet qui traîne). Proposer de la nourriture, ça aide à prendre son temps et réfléchir sur ce qu’on a à dire plutôt que de couper la parole quand on est pas d’accord.
- Assurer des points de suivi des réunions précédentes en ayant désigné un responsable par point.
- Si un point n’est pas clair, demander à la personne qui l’a posé de le reformuler. L’aider au besoin.
- Prise de décision ou consultation d’équipe : user du tour de table.
Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques pour avoir une réunion efficace ?