Qui parmi vous a déjà été dans une réunion interminable où un sentiment fort mais intangible d’inutilité s’emparait de vous ?
Par exemple, j’ai déjà été dans une réunion d’équipe qui a duré 4h !!!!! 4h pour une réunion où aucun débat n’était posé, où la direction avait des “informations importantes à communiquer”. Pour être honnête avec vous, au bout de 2h, je suis parti dans un fou rire de malaise.
Je me suis alors demandé, comment essayer d’éviter cela ? Bon pour être honnête, les conseils que je vais vous donner ici sont utiles dans le cas où vous êtes en charge de préparer les réunions. Sinon, envoyez simplement le lien de cet article à votre patron…
Hey, tout le monde peut s’améliorer, il n’y a pas de honte à cela 😉
Une réunion, ça se prépare.
l’ordre du jour : c’est l’ensemble des points à aborder. Une bonne pratique d’équipe serait de rendre disponible cet ordre du jour la semaine précédant la réunion pour que tous les collègues puissent ajouter un point si besoin.
Pour toutes les réunions même celles dites exceptionnelles, prévoyez 3 objectifs max et nommez-les.
Pour les informations importantes à passer : n’est-il pas possible de faire cela par courriel et sauver du temps à tout le monde ?
Une réunion appartient à l’ensemble de l’équipe. Pas juste aux boss ou aux employés.
Animer une réunion
Voici une liste de bonnes pratiques que j’ai découvert quand j’étais coordinateur d’équipe et/ou chargé de préparer certaines réunions.
Arriver avant tout le monde, tester le matériel et mettre en place la salle
Annoncer le temps prévu pour cette réunion et rappeler si des invités vont se joindre à nous
Proscrire les téléphones sur la table et demander à les mettre sur mode “silence” sauf urgence “prévue” (enfant malade etc…)
Partager le rôle d’animateur, de garant du temps et du preneur de notes. cela conscientisera l’équipe à se discipliner de manière autonome
Si la parole à du mal à circuler, utiliser un bâton de parole (ou n’importe quel objet qui traîne). Proposer de la nourriture, ça aide à prendre son temps et réfléchir sur ce qu’on a à dire plutôt que de couper la parole quand on est pas d’accord.
Assurer des points de suivi des réunions précédentes en ayant désigné un responsable par point.
Si un point n’est pas clair, demander à la personne qui l’a posé de le reformuler. L’aider au besoin.
Prise de décision ou consultation d’équipe : user du tour de table.
Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques pour avoir une réunion efficace ?
Pouvoir dire non est quelque chose de difficile à faire pour une grande majorité des gens. Cela peut révéler différents aspects de notre personnalité et peurs comme :
de décevoir
qu’on ne nous aime pas
de passer pour un incapable ou un faignant
de l’autorité
…
Mais réussir à dire “non” peut vous aider à prendre plus confiance en vous. Ceci en vous :
levant pour vos convictions
montrant expert en ne voulant pas produire un travail bâclé
protégeant vous et votre équipe
En effet, apprendre à dire non quand il le faut donnera du crédit à votre personne, votre équipe et votre travail. Tout est dans l’art de communiquer votre “non”.
Voici quelques méthodes.
Méthode 1 : décaler votre “non” dans le temps.
Il arrive très souvent qu’on demande une tâche à faire à la volée, entre 2 portes, dans des temps informels. Et souvent ces tâches prennent plus de temps que prévu. Plutôt que de répondre dans l’urgence, décalez votre “non” à plus tard.
Exemple : je reviens d’une pause café et ma patronne me demande de faire un travail important qu’elle n’a pas le temps de faire et elle sait que je l’ai déjà fait dans le passé. Elle est pressée et ne pense pas à me demander si j’ai du temps disponible pour le faire.
Pas besoin de me presser, cette urgence c’est la sienne. Je me détache de son urgence et lui répond que je vais voir la charge de travail que cela comporte et lui donne une réponse dans l’heure qui suit par mail.
À ce moment-là, je ne prends pas la responsabilité de cette charge de travail. Je pourrai lui répondre plus tard qu’à la vue de cette charge je préfère ne pas m’engager car le travail risque d’être mal fait.
Simple et efficace.
Admettons que le “non” engendre un conflit ou une négociation. La méthode suivante est pour vous.
Méthode 2 : la méthode DESC
Cette méthode a été fondée en 1970 par A. Sharon Bower et Gordon H. Bower, paru dans leur livre Asserting Yourself. Elle nous montre différentes étapes pour régler efficacement les conflits entre collègues en formulant les problèmes de manière claire, objective et rationnelle. La méthode DESC permet de développer une meilleure communication entre les employés. Pour que cette méthode fonctionne, il faut l’approbation unanime de l’ensemble de l’équipe pour être dans un climat apaisé.
Le but est de présenter la situation conflictuelle qui se présente aux parties le plus concrètement et observable possible à partir des faits. La description doit rester simple de la part des deux parties. On met en avant le fait (objectif) sur le jugement (subjectif) en les identifiant.
Cette étape doit aussi permettre de montrer les conséquences négatives et les risques que ce conflit peut générer.
Étape 2 : E pour exprimer les Émotions.
Qu’est-ce que ce conflit provoque comme émotions chez chacun ?
Cette émotion porte sur le comportement de l’individu et non sur sa personne.
On distingue l’action de la personne qui l’a faite.
Étape 3 : S pour spécifier des Solutions.
Les 2 parties proposent des solutions permettant d’aller vers la résolution du conflit. Elles doivent être réalistes, claires et surtout réalisables.
Étape 4 : C pour Conséquences/Conclusions.
Quelles sont les conséquences négatives possibles de ce conflit, ou ce “non” non-accepté, s’il perdurait ? On incite les partie à suivre leurs solutions.
Cette étape doit aussi permettre aux parties opposées d’avoir une réflexion sur les possibles mesures à prendre pour éviter dans l’avenir que de semblables conflits puissent avoir de nouveau lieu.
En somme, savoir dire “non” a des similarités avec la gestion de conflit. Bien gérée, l’équipe et les individus en ressortent grandies.
Nous avons tous des choses à faire plus importantes que d’autres dans la semaine. Cet article mêlera l’aspect professionnel et personnel de nos agendas.
Identifier les tâches/activités qui ne bougeront pas.
En effet, nous sommes humains et il n’est pas bon de tout le temps dissocier ces 2 parties de nous : elles ne sont pas opposées, elles se complètent. Donc autant en faire de même avec notre planning.
C’est ici que vous identifierez vos réunions habituelles, vos vacances, vos loisirs… Tout ce que vous pouvez planifier à l’avance et qui, côté vie personnelle, compte vraiment pour vous. Facilitez vous la tâche, rendez ces événements comme récurrents dans votre agenda.
Ensuite viennent les autres tâches à importances variables.
Répartir vos tâches sur les meilleurs moments de la journée/semaine.
Lundi
Journée pénible par excellence, prévoyez donc à faire ce que vous aimez le moins comme la comptabilité, administratif… Aussi pénibles que sont ces tâches, elles sont à fortes valeurs ajoutées et le reste de la semaine s’en retrouvera plus beau.
Mardi et jeudi
La semaine est lancée, c’est généralement une matinée bien productive qui vous attend. Bon moment pour passer vos appels téléphoniques en plus de votre travail habituel.
Mercredi
Cette journée est souvent destinée aux enfants ou prise en congé pour les personnes travaillant à temps partiel (ils ont tellement tout compris).
Une bonne journée pour vous concentrer sur le travail que vous seul pouvez exécuter.
Vendredi
L’euphorie du week-end arrive donc la productivité ambiante diminue. Ce n’est pas grave, autant l’accepter et essayer d’en tirer profit.
Prévoyez votre semaine suivante, vos rendez-vous, ordre du jour de réunion, remplissez votre agenda. Faites que cette dernière journée de travail de la semaine se termine bien.
Sait on jamais, un imprévu est si vite arrivé.
Loi de Murphy
Et voici cet imprévu.
La loi de Murphy, développée par Edward A. Murphy Jr, un ingénieur aérospatial américain qui en énonça le premier le principe, est un adage qui s’énonce de la manière suivante :
Tout ce qui est susceptible d’aller mal, ira mal.
Selon une variante plus détaillée de la loi,
S’il existe au moins deux façons de faire quelque chose et qu’au moins l’une de ces façons peut entraîner une catastrophe, il se trouvera forcément quelqu’un quelque part pour emprunter cette voie.
Comment prévoir ce qui tournera mal alors ?
Dans son livre, Jonathan Fechner nous propose de rajouter 20% de temps aux tâches prévues : des buffers(tampons en français). Il nous l’explique comme étant “une offrande aux grands esprits de la gestion du temps”. Et je lui accorde 😉
Exemple : une tâche prévue de 60 min, prévoyez 1h20 environ.
Avec tous ces conseils que vous avez découvert et qui, je suis sûr, vous ont permis de vous (re)découvrir, prenez du temps pour vous et ceux que vous aimez.
Pour écrire cet article, j’ai utilisé autant de compétences acquises dans mon expérience : en intervention psychosociale, dans la rédaction des écrits professionnels pour mon diplôme de fin d’étude, de ma vie professionnelle et personnelle.
Le doute doit mener à l’action.
Les décisions que je prends sont le fruit de réflexions sur un ou plusieurs sujets donnés. Les décisions, bonnes et mauvaises, construisent le professionnel que je suis aujourd’hui. Mon identité, mon éthique.
Le doute qui anime ma réflexion fait partie de mon esprit. Il est nécessaire à ma croissance car c’est lui qui me pousse à réfléchir, répéter et apprendre. Ce doute, s’il n’est pas maîtrisé peut devenir un véritable boulet accroché à ma cheville qui m’empêche de bouger, d’agir. C’est pour cela qu’il est important de ne pas se prendre soi-même au piège.
Comment faire ?
Agir. S’autoriser à commettre une erreur, apprendre, grandir. C’est ainsi que j’évolue comme professionnel et comme personne.
“Je ne perds jamais. Soit je gagne, soit j’apprends ». Nelson Mandela
S’inspirer de grandes personnes n’est pas un mal, bien au contraire. Moi-même je m’inspire beaucoup du monde qui m’entoure, de celles et ceux qui m’ont fait grandir. Pour dire la vérité, j’ai souvent fait appel à la réflexion d’autres personnes pour m’aider dans des situations où je me sentais bloqué. Ma meilleure source d’inspiration ? Ma mère 🙂
Et si elle était là, elle vous dirait simplement : fais toi confiance.
Moi, je compléterai en vous expliquant pourquoi.
Faites vous confiance
Développer ma capacité à prendre des décisions suite à une réflexion organisée m’a appris :
à essayez, me trompez et réessayez
qu’après avoir trouvé une bonne réponse, il faut la perfectionner
à ne pas être égoïste, je partage avec le groupe, l’équipe dont je fais partie
Et sans un peu de confiance en soi, essayer et se tromper deviennent beaucoup plus difficile.
Prendre conscience des choses qui nous entourent est la panacée de l‘évolution personnelle et professionnelle. Ne bougez pas, une loi pénible arrive et va vous aider à une autre prise de conscience.
La Loi de Pareto
Cette loi pose 2 principes :
20% de nos efforts représentent 80% de nos résultats.
80% d’autres efforts représentent 20% de nos résultats.
Ils nous amènent à nous questionner sur nous même et notre perception des tâches à accomplir.
Il est important de comprendre le travail que nous produisons et d’en mesurer sa portée grâce à l’expérience et à des mesures objectives (les KPI : Key Performance Indicator). Ainsi vous pourrez identifier vos 20-80 et 80-20.
Une fois identifiés, comment réduire ce 80-20 ?
Déléguer/sous-traiter : si une tâche est énergivore pour peu de résultats, essayez de la déléguer ou sous traiter -> cela crée de l’emploi 😉
S’allier à des collègues pour réduire ensemble votre 80-20 et rendre ce temps plus agréable, voir le mettre à profit -> vous développerez votre travail d’équipe.
L’idée ici n’est pas de détruire ce 80-20 mais de le réduire, voir mieux, le transformer et en tirer profit d’une nouvelle manière.
Vous êtes l’expert de votre travail, c’est vous qui avez les réponses.
Mais quelques fois, une petite aide n’est pas de refus.
Et vous, comment parvenez vous à prendre des décisions ?
La liste de tâche à faire, ou la To-Do List en anglais. Peu importe la forme, le nom ou la langue, voici un fait que nul ne peut contredire :
matérialiser l’ensemble des tâches à faire sur un support est indubitablement un bon moyen de s’organiser.
Nous l’avons forcément déjà essayé au moins une fois, quand on arrive plus à gérer cette charge de travail uniquement avec notre esprit, notre mémoire. Il nous semble alors plus facile de chercher une aide extérieure, un outil.
Mais pourquoi attendre que notre charge mentale déborde ?
Premièrement, limitez-vous au support que vous utilisez le plus :
si vous êtes sur un ordinateur, restez sur un outil digital.
Si vous êtes sur papier, faites vous une liste à la journée ou à la semaine maximum, facile à (re)trouver.
Pour ma part, j’ai une préférence pour le site Kanbanflow. Et pour vous l’avouer, j’ai découvert en préparant cet article, la méthode Kanban utilisée.
Méthode Kanban
Un kanban, du japonais カンバン ou 看板 (kanban, «étiquette»), est une fiche cartonnée ou un signal électronique ou simplement un emballage que l’on fixe sur les bacs ou les conteneurs de pièces dans une ligne d’assemblage ou une zone de stockage. Le terme désigne aussi la méthode de gestion de production en flux tendu employée à la fin des années 1950 dans les usines Toyota et consistant à limiter la production d’un poste en amont d’une chaîne de travail aux besoins exacts du poste en aval. L’ingénieur japonais Taiichi Ōno en est considéré généralement comme l’inventeur dans les années 1960.
https://fr.wikipedia.org/wiki/Kanban
L’idée est donc de créer des tableaux avec des listes différentes. J’en utilise une constante pour mes tâches quotidiennes/hebdomadaires. Plus un autre tableau au besoin quand je suis sur un projet particulier à mettre en place.
Mais il en existe de nombreuses autres comme Google Task, Trello… Et le petit plus, vous pouvez les installer sur votre cellulaire.
Ensuite, (après avoir utilisez vos compétences acquises suite à la lecture des articles précédents sur comment organiser vos tâches grâce aux matrices d’Eisenhower et Jonathan Fechner) répartissez les sur votre support :
En haut de votre liste les plus importantes et urgentes puis ainsi de suite en ordre décroissant. Si une tâche vous semble prendre plus de 2h à réaliser, découpez-la en plusieurs fractions.
Puis, définissez des échéances pour chacune de ces tâches. Là est le secret d’une bonne To-Do List. Imposez vous des limites dans le temps. Mais pour ce qui est de la limite, seul vous, ou votre boss la connait.
Et pour finir, voici quelques pièges à éviter :
soyez précis et succinct dans vos tâches : l’avantage des outils numériques et qu’ils vous permettent de rattacher un courriel, une demande spécifique liée à la tâche.
utilisez des verbes d’action, cela vous donnera plus d’entrain à réaliser cette tâche
rappelez vous de la règle des 2 minutes : si une tâche peut être réalisée en moins de 2 min, FAITE-LÀ et ainsi diminuez votre charge mentale.
mettez la à jour : une To-Do List a besoin de vous comme vous avez besoin d’elle. Si vous ne la faites pas vivre elle sera simplement un outil de plus laissé à l’abandon. Soyez certain que c’est un allié, et prévoyez de la mettre à jour 1-2 fois par semaine.
Quand vous aurez intégré tout cela, essayez de vous challenger.
Accordez-vous un peu moins de temps pour réaliser certaines longues tâches, vous serez surpris d’y parvenir.
Loi de Parkinson
La 1ère loi de Parkinson nous l’explique : “elle pose que tout travail au sein d’une administration augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté”.
https://fr.wikipedia.org/wiki/Loi_de_Parkinson
Pour l’illustrer :
Illustration tiré du site : https://lagestiondutemps.fr/loi-de-parkinson/
Se challenger dans la mesure où vous vous sentez capable de fournir un effort supplémentaire sur une durée donnée fonctionne. Mais attention à ne pas augmenter sa charge de travail au point de s’épuiser.
L’ensemble de ces propositions sont là pour vous aider à gagner du temps, non pas faire de vous un bourreau de travail.
Si cela vous aide, faites m’en part dans les commentaires, c’est toujours apprécié 🙂
