Comment garder sa motivation

Comment garder sa motivation

Se motiver au travail et dans notre vie personnelle reste une problématique de chaque jour. Heureusement, la science a répondu à cette question mais le monde professionnel n’a pas encore suivi le pas. 

Dan Pink nous l’explique dans son Ted Talk sur la motivation : 

Les motivateurs du XXe siècle fonctionnent mais uniquement dans des circonstances de travail ne nécessitant pas de compétences cognitives”.

Les motivateurs s’apparentent ici aux récompenses/punitions ou plus communément appelées carotte/bâton (if/then en anglais). Il explique, par le biais d’études sociologiques réalisées au cours du XXe siècle, qu’utiliser la méthode carotte/bâton ne fonctionne pas pour un travail nécessitant une réflexion approfondie où l’on va devoir sortir de sa boîte et envisager des solutions innovantes.

Il ajoute même que ces “motivateurs if/then détruisent la créativité”. 

Mais alors, comment développer notre créativité, notre motivation pour réaliser un travail donné ?

La science y a également répondu : 

le secret de la haute performance n’est pas dans la récompense/punition mais dans l’aspiration à faire des choses qui ont un sens”. 

Cela revient à nous faire comprendre que si l’on veut garder sa motivation, les récompenses ou les risques d’être punis ne sont pas le meilleur moyen mais bien comprendre pourquoi  nous faisons ce travail et qu’est-ce que cela nous apporte : la motivation intrinsèque. 

Motivation intrinsèque

Cet excellent Ted talk nous donne également des exemples existant d’entreprises qui agissent dans cet esprit de quête de sens : 

  • FedEx Day : Atlassian, entreprise australienne de software, a dans son livre de Ressource Humaine une pratique liée à ce type de motivation. Une fois par an, les ingénieurs software ont 24h pour travailler sur le projet de leur choix, dans les conditions de leur choix. Et comme le nom l’indique, ils ont 24h pour livrer un produit. Apparemment les réunions de présentation à la fin de cette journée sont tout simplement dingues et se terminent par une bière 😉
  • 20% Time : Google, géant du Web, a une politique incitant leurs employés à utiliser 20% de leur temps de travail payés à la mise en place de projet innovants pour la compagnie. Les règles sont simples : travailler avec une équipe différente que l’habituelle (ou seul), travailler de la manière qui vous convienne et prenez du plaisir dans ce que vous faites. Les résultats ? Rien de plus que Gmail, Google News, AdSense. Quand les employés prennent du plaisir à faire leur job, ça peut souvent faire le bonheur de leur entreprise. 
  • ROWE : Result Only Work Environment est une stratégie de Ressources Humaines où les employés sont payés pour leurs résultats plutôt que pour les heures travaillées. 
  • Encarta (Microsoft)  Versus Wikipedia. Ce match est un excellent exemple de la notion de motivation intrinsèque pour un travail donné. Microsoft a utilisé les bases communes pour créer une encyclopédie Web en engageant des employés, managers etc pour réaliser un travail titanesque. En face, un site Web Open Source s’est créé avec pour seul mot d’ordre, écrire sur le sujet qu’il vous plait sans être payé. 

L’Histoire parle d’elle-même. Quand avez-vous utilisé Encarta pour la dernière fois ? (si vous connaissez ce site Web bien entendu).

Et comme meilleur pied de nez, l’article Encarta chez Wikipedia est mieux référencé qu’Encarta lui-même 😉

Ces exemples sont simplements présents pour affirmer que la motivation professionnelle (et personnelle) n’a pas de secret : elle se bâtit sur 3 briques : 

  • l’Autonomie : être libre de faire le travail que l’on veut faire quand on veut le faire
  • la Maîtrise : être capable de traiter un sujet avec des connaissances acquises par nos propres soins (études ou connaissances personnelle)
  • La Pertinence : être capable de mettre du sens sur ce que l’on fait sans le faire de manière automatique comme le ferait un robot. 

Ces 3 briques viennent ainsi poser les bases de la motivation intrinsèque. 

Formation continue

La formation continue, qu’est-ce que c’est ? 

C’est le principe de continuer à se former, à développer ses connaissances sur différents sujets, après avoir fini ses études et alors même qu’on occupe un poste ou non.

Larousse

Quel est le but de s’inscrire dans un processus de formation continue ? 

Il y a autant de buts et d’objectifs qu’il y a de personnes. Cela peut être pour :

  • évoluer professionnellement parlant dans son entreprise ou pour aller travailler ailleurs,
  • développer un sentiment d’épanouissement professionnel et personnel (on peut se former à quelque chose de totalement différent de son métier de base juste pour le plaisir), 
  • développer ses compétences sur un ou des sujets donnés. 

2020 a été une année charnière je pense pour tout le monde car elle nous a poussé à rester plus chez soi, donc avec soi-même, et ainsi se poser des questions sur nos vies, nos accomplissements pro et perso. 

C’est d’ailleurs ce que j’ai fait et pourquoi vous pouvez lire mes articles 😉

Mentorat 

“Le mentorat (mentoring en anglais) désigne une relation interpersonnelle de soutien, une relation d’aide, d’échanges et d’apprentissage, dans laquelle une personne d’expérience, le mentor, offre sa sagesse acquise et son expertise dans le but de favoriser le développement d’une autre personne, le mentoré, qui a des compétences ou des connaissances à acquérir et des objectifs professionnels à atteindre”.

C. Cuerrier, Le mentorat: lexique et répertoire de base, Québec : Éditions Fondation de l’entrepreneurship, 2002

Le mentorat est  donc un partage d’expériences entre le mentor et le mentoré. 

Le dictionnaire Larousse nous définit l’expérience comme étant une “pratique de quelque chose, de quelqu’un, épreuve de quelque chose, dont découlent un savoir, une connaissance, une habitude ; connaissance tirée de cette pratique”. 

Donc, petit rappel basé sur quelque chose que j’entend trop souvent à mon sens dans notre société : l’expérience et l’âge n’ont rien en commun 🙂

Dans ma vie, j’ai rencontré des jeunes avec beaucoup plus de vécu et d’expériences de vie que des chefs d’entreprises de 50 ans et plus. 

Ne soyez pas arrogant face aux plus jeunes, ça n’aura de sens que de les rabaisser et, vous, passer pour un con. 

Le mentorat, tout comme la formation continue, a pour effet le développement personnel et/ou professionnel. Il permet ainsi de profiter de l’expérience de votre mentor en :

  • brisant votre isolement, aidant à résoudre des situations de conflits
  • développant votre leadership, votre capacité de négociation, , à voir les occasions
  • augmentant votre sentiment d’accomplissement, votre quête de sens dans votre travail ou votre vie personnelle
  • amplifiant vos compétences organisationnelles, de gestion, de communication. 

Et surtout, à vous aider à remplir un ou des objectifs que vous vous êtes fixés au préalable. 

Ça tombe bien, c’est exactement ce que je propose 😉

Et vous, comment gardez-vous votre motivation jour après jour ? 

Comment gérer des tâches répétitives

Comment gérer des tâches répétitives

Cet article traitera de comment gérer certaines tâches ou documents pour vous faire gagner du temps et en profiter pour faire ce que vous aimez : l’automatisation.

Des applications qui vous sauvent la vie. 

J’avoue ne pas être un expert en informatique et c’est sûrement pour cela que je suis facilement impressionnable. Savez vous qu’il existe certains sites/applications qui s’occupent de faire votre travail répétitif automatiquement ? 

Dans ma quête de l’organisation j’ai découvert 3 sites : 

  • IFTTT : créé des chaînes d’instructions simples entre sites/applications web
  • Zapier : connect des applications entre elles et partagent les données que vous voulez
  • Hunter : vous cherche le mail pro d’une personne pour prospection

Ces sites ont en commun d’automatiser certaines de vos tâches comme une réponse commerciale automatique à une question client, mettre à jour des documents automatiquement en en modifiant un autre etc…

Presque tout ce que votre imagination peut créer. Mais allez-y doucement, commencez par 2-3 tâches et voyez comment cela se gère.

Attention à ne pas tomber dans l’excès.

Mais comment savoir si une tâche doit être automatisée ? 

Jonathan Fechner nous donne le chiffre 3 : si vous répétez une tâche 3 fois dans une journée, voyez si elle peut être automatisée. 

Créez des templates/modèles

Tout comme le point précédent, quels documents utilisez-vous le plus souvent et qui vous prennent du temps à produire ? 

Si vous arrivez à en identifier, créez-en des modèles. 

Exemple : des lettres de remerciement, des courriels d’invitation, des outils d’organisation ou de gestion de projet.

Partir d’une base vous fera gagner du temps. 

Et aussi chanceux que vous êtes, il existe une bonne panoplie de modèles disponibles sur Internet et même dans vos logiciels de traitement de textes, tableurs etc… À vous de chercher et de le modifier à votre image. 

Soyez généreux, faites en profiter votre équipe 

Ressortons de l’individu quelques instants pour se remettre au sein de l’équipe. 

Après tout ce que vous avez appris dans ces articles, serait-il judicieux de le garder pour vous ou de le partager ? 

La réponse semble évidente mais étant donné que j’aime utiliser les réflexions des autres pour grandir, je vais vous en partager une qui me suis depuis un bout de temps déjà. 

Ne soyez pas ingrat,  soyez généreux

Ne soyez pas orgueilleux, soyez acteur de changement, le vôtre et le nôtre

Ne soyez pas un seul, soyez un groupe, une équipe

Si vous n’y arrivez pas seul, demandez de l’aide. 

De moi 🙂

Et vous, qu’est ce que vous avez automatisé et comment l’avez vous fait ?

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Vous avez dit réunion efficace ?

Vous avez dit réunion efficace ?

Qui parmi vous a déjà été dans une réunion interminable où un sentiment fort mais intangible d’inutilité s’emparait de vous ? 

Par exemple, j’ai déjà été dans une réunion d’équipe qui a duré 4h !!!!! 4h pour une réunion où aucun débat n’était posé, où la direction avait des “informations importantes à communiquer”. Pour être honnête avec vous, au bout de 2h, je suis parti dans un fou rire de malaise. 

Je me suis alors demandé, comment essayer d’éviter cela ? Bon pour être honnête, les conseils que je vais vous donner ici sont utiles dans le cas où vous êtes en charge de préparer les réunions. Sinon, envoyez simplement le lien de cet article à votre patron… 

Hey, tout le monde peut s’améliorer, il n’y a pas de honte à cela 😉

Une réunion, ça se prépare. 

  • l’ordre du jour : c’est l’ensemble des points à aborder. Une bonne pratique d’équipe serait de rendre disponible cet ordre du jour la semaine précédant la réunion pour que tous les collègues puissent ajouter un point si besoin. 
  • Pour toutes les réunions même celles dites exceptionnelles, prévoyez 3 objectifs max et nommez-les.
  • Pour les informations importantes à passer : n’est-il pas possible de faire cela par courriel et sauver du temps à tout le monde ? 

Une réunion appartient à l’ensemble de l’équipe. Pas juste aux boss ou aux employés. 

Animer une réunion

Voici une liste de bonnes pratiques que j’ai découvert quand j’étais coordinateur d’équipe et/ou chargé de préparer certaines réunions. 

  • Arriver avant tout le monde, tester le matériel et mettre en place la salle
  • Annoncer le temps prévu pour cette réunion et rappeler si des invités vont se joindre à nous
  • Proscrire les téléphones sur la table et demander à les mettre sur mode “silence” sauf urgence “prévue” (enfant malade etc…)
  • Partager le rôle d’animateur, de garant du temps et du preneur de notes. cela conscientisera l’équipe à se discipliner de manière autonome
  • Si la parole à du mal à circuler, utiliser un bâton de parole (ou n’importe quel objet qui traîne). Proposer de la nourriture, ça aide à prendre son temps et réfléchir sur ce qu’on a à dire plutôt que de couper la parole quand on est pas d’accord. 
  • Assurer des points de suivi des réunions précédentes en ayant désigné un responsable par point. 
  • Si un point n’est pas clair, demander à la personne qui l’a posé de le reformuler. L’aider au besoin.
  • Prise de décision ou consultation d’équipe : user du tour de table. 

Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques pour avoir une réunion efficace ?

Savoir dire Non quand il le faut

Savoir dire Non quand il le faut

Pouvoir dire non est quelque chose de difficile à faire pour une grande majorité des gens. Cela peut révéler différents aspects de notre personnalité et peurs comme : 

  • de décevoir
  • qu’on ne nous aime pas
  • de passer pour un incapable ou un faignant
  • de l’autorité

Mais réussir à dire “non” peut vous aider à prendre plus confiance en vous. Ceci en vous : 

  • levant pour vos convictions
  • montrant expert en ne voulant pas produire un travail bâclé
  • protégeant vous et votre équipe

En effet, apprendre à dire non quand il le faut donnera du crédit à votre personne, votre équipe et votre travail. Tout est dans l’art de communiquer votre “non”. 

Voici quelques méthodes. 

Méthode 1 : décaler votre “non” dans le temps. 

Il arrive très souvent qu’on demande une tâche à faire à la volée, entre 2 portes, dans des temps informels. Et souvent ces tâches prennent plus de temps que prévu. Plutôt que de répondre dans l’urgence, décalez votre “non” à plus tard.

Exemple : je reviens d’une pause café et ma patronne me demande de faire un travail important qu’elle n’a pas le temps de faire et elle sait que je l’ai déjà fait dans le passé. Elle est pressée et ne pense pas à me demander si j’ai du temps disponible pour le faire. 

Pas besoin de me presser, cette urgence c’est la sienne. Je me détache de son urgence et lui répond que je vais voir la charge de travail que cela comporte et lui donne une réponse dans l’heure qui suit par mail. 

À ce moment-là, je ne prends pas la responsabilité de cette charge de travail. Je pourrai lui répondre plus tard qu’à la vue de cette charge je préfère ne pas m’engager car le travail risque d’être mal fait. 

Simple et efficace. 

Admettons que le “non” engendre un conflit ou une négociation. La méthode suivante est pour vous.

Méthode 2 : la méthode DESC

Cette méthode a été fondée en 1970 par A. Sharon Bower et Gordon H. Bower, paru dans leur livre Asserting Yourself. Elle nous montre différentes étapes pour régler efficacement les conflits entre collègues en formulant les problèmes de manière claire, objective et rationnelle. La méthode DESC permet de développer une meilleure communication entre les employés. Pour que cette méthode fonctionne, il faut l’approbation unanime de l’ensemble de l’équipe pour être dans un climat apaisé.

 https://fr.wikipedia.org/wiki/R%C3%A9solution_de_conflit#La_m%C3%A9thode_DESC

Étape 1 : D pour Décrire.

 Le but est de présenter la situation conflictuelle qui se présente aux parties le plus concrètement et observable possible à partir des faits. La description doit rester simple de la part des deux parties. On met en avant le fait (objectif) sur le jugement (subjectif) en les identifiant. 

Cette étape doit aussi permettre de montrer les conséquences négatives et les risques que ce conflit peut générer.

Étape 2 : E pour exprimer les Émotions

Qu’est-ce que ce conflit provoque comme émotions chez chacun ? 

Cette émotion porte sur le comportement de l’individu et non sur sa personne. 

On distingue l’action de la personne qui l’a faite.

Étape 3 : S pour spécifier des Solutions

Les 2 parties proposent des solutions permettant d’aller vers la résolution du conflit. Elles doivent être réalistes, claires et surtout réalisables.

Étape 4 : C pour Conséquences/Conclusions

Quelles sont les conséquences négatives possibles de ce conflit, ou ce “non” non-accepté, s’il perdurait ? On incite les partie à suivre leurs solutions. 

Cette étape doit aussi permettre aux parties opposées d’avoir une réflexion sur les possibles mesures à prendre pour éviter dans l’avenir que de semblables conflits puissent avoir de nouveau lieu.

En somme, savoir dire “non” a des similarités avec la gestion de conflit. Bien gérée, l’équipe et les individus en ressortent grandies. 

Planification consciente sur du court terme

Planification consciente sur du court terme

Nous avons tous des choses à faire plus importantes que d’autres dans la semaine. Cet article mêlera l’aspect professionnel et personnel de nos agendas.

Identifier les tâches/activités qui ne bougeront pas.

En effet, nous sommes humains et il n’est pas bon de tout le temps dissocier ces 2 parties de nous : elles ne sont pas opposées, elles se complètent.  Donc autant en faire de même avec notre planning. 

C’est ici que vous identifierez vos réunions habituelles, vos vacances, vos loisirs… Tout ce que vous pouvez planifier à l’avance et qui, côté vie personnelle, compte vraiment pour vous. Facilitez vous la tâche, rendez ces événements comme récurrents dans votre agenda.  

Ensuite viennent les autres tâches à importances variables. 

Répartir vos tâches sur les meilleurs moments de la journée/semaine.

Lundi

Journée pénible par excellence, prévoyez donc à faire ce que vous aimez le moins comme la comptabilité, administratif… Aussi pénibles que sont ces tâches, elles sont à fortes valeurs ajoutées et le reste de la semaine s’en retrouvera plus beau. 

Mardi et jeudi

La semaine est lancée, c’est généralement une matinée bien productive qui vous attend. Bon moment pour passer vos appels téléphoniques en plus de votre travail habituel. 

Mercredi

Cette journée est souvent destinée aux enfants ou prise en congé pour les personnes travaillant à temps partiel (ils ont tellement tout compris). 

Une bonne journée pour vous concentrer sur le travail que vous seul pouvez exécuter.

Vendredi

L’euphorie du week-end arrive donc la productivité ambiante diminue. Ce n’est pas grave, autant l’accepter et essayer d’en tirer profit. 

Prévoyez votre semaine suivante, vos rendez-vous, ordre du jour de réunion, remplissez votre agenda. Faites que cette dernière journée de travail de la semaine se termine bien. 

Sait on jamais, un imprévu est si vite arrivé.

Loi de Murphy

Et voici cet imprévu. 

La loi de Murphy, développée par Edward A. Murphy Jr, un ingénieur aérospatial américain qui en énonça le premier le principe, est un adage qui s’énonce de la manière suivante :

Tout ce qui est susceptible d’aller mal, ira mal.

Selon une variante plus détaillée de la loi,

S’il existe au moins deux façons de faire quelque chose et qu’au moins l’une de ces façons peut entraîner une catastrophe, il se trouvera forcément quelqu’un quelque part pour emprunter cette voie.

Comment prévoir ce qui tournera mal alors ? 

Dans son livre, Jonathan Fechner nous propose de rajouter 20% de temps aux tâches prévues : des buffers (tampons en français). Il nous l’explique comme étant “une offrande aux grands esprits de la gestion du temps”. Et je lui accorde 😉

Exemple : une tâche prévue de 60 min, prévoyez 1h20 environ. 

Avec tous ces conseils que vous avez découvert et qui, je suis sûr, vous ont permis de vous (re)découvrir, prenez du temps pour vous et ceux que vous aimez.

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