Cet article traitera de comment gérer certaines tâches ou documents pour vous faire gagner du temps et en profiter pour faire ce que vous aimez : l’automatisation.
Des applications qui vous sauvent la vie.
J’avoue ne pas être un expert en informatique et c’est sûrement pour cela que je suis facilement impressionnable. Savez vous qu’il existe certains sites/applications qui s’occupent de faire votre travail répétitif automatiquement ?
Dans ma quête de l’organisation j’ai découvert 3 sites :
IFTTT : créé des chaînes d’instructions simples entre sites/applications web
Zapier : connect des applications entre elles et partagent les données que vous voulez
Hunter : vous cherche le mail pro d’une personne pour prospection
Ces sites ont en commun d’automatiser certaines de vos tâches comme une réponse commerciale automatique à une question client, mettre à jour des documents automatiquement en en modifiant un autre etc…
Presque tout ce que votre imagination peut créer. Mais allez-y doucement, commencez par 2-3 tâches et voyez comment cela se gère.
Attention à ne pas tomber dans l’excès.
Mais comment savoir si une tâche doit être automatisée ?
Jonathan Fechner nous donne le chiffre 3 : si vous répétez une tâche 3 fois dans une journée, voyez si elle peut être automatisée.
Créez des templates/modèles
Tout comme le point précédent, quels documents utilisez-vous le plus souvent et qui vous prennent du temps à produire ?
Si vous arrivez à en identifier, créez-en des modèles.
Exemple : des lettres de remerciement, des courriels d’invitation, des outils d’organisation ou de gestion de projet.
Partir d’une base vous fera gagner du temps.
Et aussi chanceux que vous êtes, il existe une bonne panoplie de modèles disponibles sur Internet et même dans vos logiciels de traitement de textes, tableurs etc… À vous de chercher et de le modifier à votre image.
Soyez généreux, faites en profiter votre équipe
Ressortons de l’individu quelques instants pour se remettre au sein de l’équipe.
Après tout ce que vous avez appris dans ces articles, serait-il judicieux de le garder pour vous ou de le partager ?
La réponse semble évidente mais étant donné que j’aime utiliser les réflexions des autres pour grandir, je vais vous en partager une qui me suis depuis un bout de temps déjà.
Ne soyez pas ingrat, soyez généreux
Ne soyez pas orgueilleux, soyez acteur de changement, le vôtre et le nôtre
Ne soyez pas un seul, soyez un groupe, une équipe
Si vous n’y arrivez pas seul, demandez de l’aide.
De moi 🙂
Et vous, qu’est ce que vous avez automatisé et comment l’avez vous fait ?
Pouvoir dire non est quelque chose de difficile à faire pour une grande majorité des gens. Cela peut révéler différents aspects de notre personnalité et peurs comme :
de décevoir
qu’on ne nous aime pas
de passer pour un incapable ou un faignant
de l’autorité
…
Mais réussir à dire “non” peut vous aider à prendre plus confiance en vous. Ceci en vous :
levant pour vos convictions
montrant expert en ne voulant pas produire un travail bâclé
protégeant vous et votre équipe
En effet, apprendre à dire non quand il le faut donnera du crédit à votre personne, votre équipe et votre travail. Tout est dans l’art de communiquer votre “non”.
Voici quelques méthodes.
Méthode 1 : décaler votre “non” dans le temps.
Il arrive très souvent qu’on demande une tâche à faire à la volée, entre 2 portes, dans des temps informels. Et souvent ces tâches prennent plus de temps que prévu. Plutôt que de répondre dans l’urgence, décalez votre “non” à plus tard.
Exemple : je reviens d’une pause café et ma patronne me demande de faire un travail important qu’elle n’a pas le temps de faire et elle sait que je l’ai déjà fait dans le passé. Elle est pressée et ne pense pas à me demander si j’ai du temps disponible pour le faire.
Pas besoin de me presser, cette urgence c’est la sienne. Je me détache de son urgence et lui répond que je vais voir la charge de travail que cela comporte et lui donne une réponse dans l’heure qui suit par mail.
À ce moment-là, je ne prends pas la responsabilité de cette charge de travail. Je pourrai lui répondre plus tard qu’à la vue de cette charge je préfère ne pas m’engager car le travail risque d’être mal fait.
Simple et efficace.
Admettons que le “non” engendre un conflit ou une négociation. La méthode suivante est pour vous.
Méthode 2 : la méthode DESC
Cette méthode a été fondée en 1970 par A. Sharon Bower et Gordon H. Bower, paru dans leur livre Asserting Yourself. Elle nous montre différentes étapes pour régler efficacement les conflits entre collègues en formulant les problèmes de manière claire, objective et rationnelle. La méthode DESC permet de développer une meilleure communication entre les employés. Pour que cette méthode fonctionne, il faut l’approbation unanime de l’ensemble de l’équipe pour être dans un climat apaisé.
Le but est de présenter la situation conflictuelle qui se présente aux parties le plus concrètement et observable possible à partir des faits. La description doit rester simple de la part des deux parties. On met en avant le fait (objectif) sur le jugement (subjectif) en les identifiant.
Cette étape doit aussi permettre de montrer les conséquences négatives et les risques que ce conflit peut générer.
Étape 2 : E pour exprimer les Émotions.
Qu’est-ce que ce conflit provoque comme émotions chez chacun ?
Cette émotion porte sur le comportement de l’individu et non sur sa personne.
On distingue l’action de la personne qui l’a faite.
Étape 3 : S pour spécifier des Solutions.
Les 2 parties proposent des solutions permettant d’aller vers la résolution du conflit. Elles doivent être réalistes, claires et surtout réalisables.
Étape 4 : C pour Conséquences/Conclusions.
Quelles sont les conséquences négatives possibles de ce conflit, ou ce “non” non-accepté, s’il perdurait ? On incite les partie à suivre leurs solutions.
Cette étape doit aussi permettre aux parties opposées d’avoir une réflexion sur les possibles mesures à prendre pour éviter dans l’avenir que de semblables conflits puissent avoir de nouveau lieu.
En somme, savoir dire “non” a des similarités avec la gestion de conflit. Bien gérée, l’équipe et les individus en ressortent grandies.
Pour écrire cet article, j’ai utilisé autant de compétences acquises dans mon expérience : en intervention psychosociale, dans la rédaction des écrits professionnels pour mon diplôme de fin d’étude, de ma vie professionnelle et personnelle.
Le doute doit mener à l’action.
Les décisions que je prends sont le fruit de réflexions sur un ou plusieurs sujets donnés. Les décisions, bonnes et mauvaises, construisent le professionnel que je suis aujourd’hui. Mon identité, mon éthique.
Le doute qui anime ma réflexion fait partie de mon esprit. Il est nécessaire à ma croissance car c’est lui qui me pousse à réfléchir, répéter et apprendre. Ce doute, s’il n’est pas maîtrisé peut devenir un véritable boulet accroché à ma cheville qui m’empêche de bouger, d’agir. C’est pour cela qu’il est important de ne pas se prendre soi-même au piège.
Comment faire ?
Agir. S’autoriser à commettre une erreur, apprendre, grandir. C’est ainsi que j’évolue comme professionnel et comme personne.
“Je ne perds jamais. Soit je gagne, soit j’apprends ». Nelson Mandela
S’inspirer de grandes personnes n’est pas un mal, bien au contraire. Moi-même je m’inspire beaucoup du monde qui m’entoure, de celles et ceux qui m’ont fait grandir. Pour dire la vérité, j’ai souvent fait appel à la réflexion d’autres personnes pour m’aider dans des situations où je me sentais bloqué. Ma meilleure source d’inspiration ? Ma mère 🙂
Et si elle était là, elle vous dirait simplement : fais toi confiance.
Moi, je compléterai en vous expliquant pourquoi.
Faites vous confiance
Développer ma capacité à prendre des décisions suite à une réflexion organisée m’a appris :
à essayez, me trompez et réessayez
qu’après avoir trouvé une bonne réponse, il faut la perfectionner
à ne pas être égoïste, je partage avec le groupe, l’équipe dont je fais partie
Et sans un peu de confiance en soi, essayer et se tromper deviennent beaucoup plus difficile.
Prendre conscience des choses qui nous entourent est la panacée de l‘évolution personnelle et professionnelle. Ne bougez pas, une loi pénible arrive et va vous aider à une autre prise de conscience.
La Loi de Pareto
Cette loi pose 2 principes :
20% de nos efforts représentent 80% de nos résultats.
80% d’autres efforts représentent 20% de nos résultats.
Ils nous amènent à nous questionner sur nous même et notre perception des tâches à accomplir.
Il est important de comprendre le travail que nous produisons et d’en mesurer sa portée grâce à l’expérience et à des mesures objectives (les KPI : Key Performance Indicator). Ainsi vous pourrez identifier vos 20-80 et 80-20.
Une fois identifiés, comment réduire ce 80-20 ?
Déléguer/sous-traiter : si une tâche est énergivore pour peu de résultats, essayez de la déléguer ou sous traiter -> cela crée de l’emploi 😉
S’allier à des collègues pour réduire ensemble votre 80-20 et rendre ce temps plus agréable, voir le mettre à profit -> vous développerez votre travail d’équipe.
L’idée ici n’est pas de détruire ce 80-20 mais de le réduire, voir mieux, le transformer et en tirer profit d’une nouvelle manière.
Vous êtes l’expert de votre travail, c’est vous qui avez les réponses.
Mais quelques fois, une petite aide n’est pas de refus.
Et vous, comment parvenez vous à prendre des décisions ?
La liste de tâche à faire, ou la To-Do List en anglais. Peu importe la forme, le nom ou la langue, voici un fait que nul ne peut contredire :
matérialiser l’ensemble des tâches à faire sur un support est indubitablement un bon moyen de s’organiser.
Nous l’avons forcément déjà essayé au moins une fois, quand on arrive plus à gérer cette charge de travail uniquement avec notre esprit, notre mémoire. Il nous semble alors plus facile de chercher une aide extérieure, un outil.
Mais pourquoi attendre que notre charge mentale déborde ?
Premièrement, limitez-vous au support que vous utilisez le plus :
si vous êtes sur un ordinateur, restez sur un outil digital.
Si vous êtes sur papier, faites vous une liste à la journée ou à la semaine maximum, facile à (re)trouver.
Pour ma part, j’ai une préférence pour le site Kanbanflow. Et pour vous l’avouer, j’ai découvert en préparant cet article, la méthode Kanban utilisée.
Méthode Kanban
Un kanban, du japonais カンバン ou 看板 (kanban, «étiquette»), est une fiche cartonnée ou un signal électronique ou simplement un emballage que l’on fixe sur les bacs ou les conteneurs de pièces dans une ligne d’assemblage ou une zone de stockage. Le terme désigne aussi la méthode de gestion de production en flux tendu employée à la fin des années 1950 dans les usines Toyota et consistant à limiter la production d’un poste en amont d’une chaîne de travail aux besoins exacts du poste en aval. L’ingénieur japonais Taiichi Ōno en est considéré généralement comme l’inventeur dans les années 1960.
https://fr.wikipedia.org/wiki/Kanban
L’idée est donc de créer des tableaux avec des listes différentes. J’en utilise une constante pour mes tâches quotidiennes/hebdomadaires. Plus un autre tableau au besoin quand je suis sur un projet particulier à mettre en place.
Mais il en existe de nombreuses autres comme Google Task, Trello… Et le petit plus, vous pouvez les installer sur votre cellulaire.
Ensuite, (après avoir utilisez vos compétences acquises suite à la lecture des articles précédents sur comment organiser vos tâches grâce aux matrices d’Eisenhower et Jonathan Fechner) répartissez les sur votre support :
En haut de votre liste les plus importantes et urgentes puis ainsi de suite en ordre décroissant. Si une tâche vous semble prendre plus de 2h à réaliser, découpez-la en plusieurs fractions.
Puis, définissez des échéances pour chacune de ces tâches. Là est le secret d’une bonne To-Do List. Imposez vous des limites dans le temps. Mais pour ce qui est de la limite, seul vous, ou votre boss la connait.
Et pour finir, voici quelques pièges à éviter :
soyez précis et succinct dans vos tâches : l’avantage des outils numériques et qu’ils vous permettent de rattacher un courriel, une demande spécifique liée à la tâche.
utilisez des verbes d’action, cela vous donnera plus d’entrain à réaliser cette tâche
rappelez vous de la règle des 2 minutes : si une tâche peut être réalisée en moins de 2 min, FAITE-LÀ et ainsi diminuez votre charge mentale.
mettez la à jour : une To-Do List a besoin de vous comme vous avez besoin d’elle. Si vous ne la faites pas vivre elle sera simplement un outil de plus laissé à l’abandon. Soyez certain que c’est un allié, et prévoyez de la mettre à jour 1-2 fois par semaine.
Quand vous aurez intégré tout cela, essayez de vous challenger.
Accordez-vous un peu moins de temps pour réaliser certaines longues tâches, vous serez surpris d’y parvenir.
Loi de Parkinson
La 1ère loi de Parkinson nous l’explique : “elle pose que tout travail au sein d’une administration augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté”.
https://fr.wikipedia.org/wiki/Loi_de_Parkinson
Pour l’illustrer :
Illustration tiré du site : https://lagestiondutemps.fr/loi-de-parkinson/
Se challenger dans la mesure où vous vous sentez capable de fournir un effort supplémentaire sur une durée donnée fonctionne. Mais attention à ne pas augmenter sa charge de travail au point de s’épuiser.
L’ensemble de ces propositions sont là pour vous aider à gagner du temps, non pas faire de vous un bourreau de travail.
Si cela vous aide, faites m’en part dans les commentaires, c’est toujours apprécié 🙂
