Comment organiser ses courriels (mails)

Comment organiser ses courriels (mails)

S’occuper de ses courriels est, pour moi, l’une des tâches les plus pénibles dans mon travail. Surtout que la plupart ne sont pas les plus utiles au monde (on ne va pas se le cacher).

Cet article vous aidera à vous organiser et éviter de perdre trop de temps avec eux.

Traitement

Traiter ses courriels est peut-être l’une des tâches de travail les plus chronophage : le temps passé et les résultats ne marquent clairement pas une valeur ajoutée à notre efficacité. Le problème supplémentaire est l’apparition des notifications.

La présence constante dans notre champ de vision de cette pastille rouge devient une source de stress. Si comme moi vous ne supportez pas d’avoir ce chiffre dans votre champ de vision, supprimez-le dans vos paramètres d’affichage. Mais assurez-vous de relever vos courriels régulièrement à des moments stratégiques.

Pour ma part, 3 fois par jour maximum : 

  • après la 1ère tâche importante de la journée
  • à mon retour de pause du midi
  • 1h avant la fin de ma journée. 

Suite à ces consultations, j’établis un tri succinct mais important dans 3 catégories

  1. À répondre

La règle des 2 minutes est très utile ici : si vous pouvez répondre à ce courriel en moins de 2 minutes, faites-le !

  1. À garder comme information importante

J’ai différents dossiers pour archives avec des étiquettes ou des tags, des dossiers. Ça m’aide à compartimenter les informations dont j’ai besoin.

  1. Pour la corbeille. 

Comme son nom l’indique, direction

Si vous recherchez un courriel, n’hésitez pas à utiliser la barre de recherche, elles sont très puissantes tant que vous avez les bons mots clés. 

Utilisation

Soyez clairs dans vos courriels

  • Votre objet de courriel doit contenir une action attendue : Pour information/lecture, Pour réponse (rapide ou non), Pour validation, Pour action. 
  • L’objet est très important : on doit pouvoir comprendre sa portée.
  • Si le courriel est long, n’hésitez pas à faire des listes à puces (bullets-points)

Réduction 

Le nombre de courriels reçus et envoyés par jour est incroyablement élevé. Le site Arobase.com nous l’explique très clairement à l’aide de différentes études : 

  • L’e-mail en entreprise :

88 courriels sont reçus et 34 sont envoyés en moyenne par jour en entreprise par chaque collaborateur. Seuls 12 messages sont identifiés par les usagers comme étant du spam.

Étude Adobe, août 2015
  • Temps passé à consulter ses e-mails :

Les cadres estiment passer plus de 5 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie

5,6 heures en France et 5,4h en Europe

Aux Etats-Unis, ce chiffre monte à 6,3 heures 

Radicati Group, mars 2015
  • Nombre de mails envoyés par jour :

Monde : 293 milliards en 2019 (hors spam)

Prévision pour 2022 : 347 milliards

Radicati Group, février 2019
  • Le spam (courriels indésirables) :

Selon les moments et selon les mesures, le spam représente entre 55 et 95 % du trafic total de l’e-mail. La majeure partie (près de 90%) est filtrée en amont par les outils anti-spam des messageries et est donc invisible aux yeux des internautes (elle n’apparaît donc pas dans le dossier Indésirables). 

sources Vade Retro, Altospam, SignalSpam
  • Coût et impact sur la planète :

CO2 : une entreprise de 100 personnes génère chaque année rien qu’avec son courrier électronique 13,6 tonnes d’équivalent CO2, soit l’équivalent de 14 allers-retours Paris et New York.

ADEME

Agissons donc à notre niveau ! 

D’après l’ensemble de ces études, les spams, listes de diffusions, courriels peu clairs car pas assez direct sont la cause de ces envois en trop gros nombres.

Voici quelques conseils pour les réduire. 

Désabonnez-vous des listes de diffusions que vous n’utilisez pas

  • en bas de ces courriels il y a toujours un petit bouton “se désabonner”
  • cleanfox.io est un site Internet qui vous aidera à réaliser cela sans trop d’effort

Centralisez vos adresses courriels vers une unique boîte de réception

Règle des 2 minutes

Comme expliqué dans un précédent articles ICI

Tout ce qui vous prend moins de 2 minutes à réaliser, faites-le pour diminuer la charge mentale de cette tâche. 

Avec toutes ces astuces et conseils, à vous de jouer et fixez vous un objectif réaliste afin d’obtenir le tant convoité “inbox 0”. 

J’arrive aujourd’hui à avoir un Inbox 0 en fin de journée en respectant ces différentes étapes.

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