Planification consciente sur du court terme

par Ahmed | Jan 3, 2021

Nous avons tous des choses à faire plus importantes que d’autres dans la semaine. Cet article mêlera l’aspect professionnel et personnel de nos agendas.

Identifier les tâches/activités qui ne bougeront pas.

En effet, nous sommes humains et il n’est pas bon de tout le temps dissocier ces 2 parties de nous : elles ne sont pas opposées, elles se complètent. Donc autant en faire de même avec notre planning.

C’est ici que vous identifierez vos réunions habituelles, vos vacances, vos loisirs… Tout ce que vous pouvez planifier à l’avance et qui, côté vie personnelle, compte vraiment pour vous. Facilitez vous la tâche, rendez ces événements comme récurrents dans votre agenda.

Ensuite viennent les autres tâches à importances variables.

Répartir vos tâches sur les meilleurs moments de la journée/semaine.

Lundi

Journée pénible par excellence, prévoyez donc à faire ce que vous aimez le moins comme la comptabilité, administratif… Aussi pénibles que sont ces tâches, elles sont à fortes valeurs ajoutées et le reste de la semaine s’en retrouvera plus beau.

Mardi et jeudi

La semaine est lancée, c’est généralement une matinée bien productive qui vous attend. Bon moment pour passer vos appels téléphoniques en plus de votre travail habituel.

Mercredi

Cette journée est souvent destinée aux enfants ou prise en congé pour les personnes travaillant à temps partiel (ils ont tellement tout compris).

Une bonne journée pour vous concentrer sur le travail que vous seul pouvez exécuter.

Vendredi

L’euphorie du week-end arrive donc la productivité ambiante diminue. Ce n’est pas grave, autant l’accepter et essayer d’en tirer profit.

Prévoyez votre semaine suivante, vos rendez-vous, ordre du jour de réunion, remplissez votre agenda. Faites que cette dernière journée de travail de la semaine se termine bien.

Sait on jamais, un imprévu est si vite arrivé.

Loi de Murphy

Et voici cet imprévu.

La loi de Murphy, développée par Edward A. Murphy Jr, un ingénieur aérospatial américain qui en énonça le premier le principe, est un adage qui s’énonce de la manière suivante :

Tout ce qui est susceptible d’aller mal, ira mal.

Selon une variante plus détaillée de la loi,

S’il existe au moins deux façons de faire quelque chose et qu’au moins l’une de ces façons peut entraîner une catastrophe, il se trouvera forcément quelqu’un quelque part pour emprunter cette voie.

Comment prévoir ce qui tournera mal alors ?

Dans son livre, Jonathan Fechner nous propose de rajouter 20% de temps aux tâches prévues : des buffers (tampons en français). Il nous l’explique comme étant “une offrande aux grands esprits de la gestion du temps”. Et je lui accorde 😉

Exemple : une tâche prévue de 60 min, prévoyez 1h20 environ.

Avec tous ces conseils que vous avez découvert et qui, je suis sûr, vous ont permis de vous (re)découvrir, prenez du temps pour vous et ceux que vous aimez.

Comment organiser son poste de travail

par Ahmed | Nov 25, 2020

Que ce soit un bureau (le plus souvent), ou ailleurs, votre poste de travail est censé être le lieux où vous passez le plus clair de votre temps.

Maîtriser son espace apporte un sentiment d’apaisement.
Une ancienne collègue qui se reconnaitra

Il peut être le reflet de qui vous êtes, professionnellement parlant, donc pourquoi ne pas faire en sorte qu’il reflète le meilleur de vous même ?

Einstein avait un bureau chaotique, j’en conviens. Mais il a inventé, entre autres, la théorie de la relativité. Vous en êtes où vous ?

La méthode des 5 S de Toyota.

Seiri (整理, ranger) : supprimer l’inutile.

À cette étape, il s’agit d’éliminer ce qui n’a pas sa place dans l’espace de travail.

But : alléger l’espace de travail.

Seiton (整頓, ordre) : situer les choses.

« Une place pour chaque chose, et chaque chose à sa place ».

Lors de cette étape, on cherche à aménager l’espace de travail de façon à éviter les pertes de temps et d’énergie. Gardez ce que vous utilisez le plus à portée de main. Le reste ? Moins vous l’utilisez, plus vous l’éloignez de vous.

Seiso (清掃, nettoyage) : (faire) scintiller.

Faites l’expérience de retourner votre clavier sur votre bureau et de le secouer un peu, vous serez surpris 😉

À cette étape, il faut que ça brille !

Seiketsu (清潔, propre) : standardiser les règles.

Faites comme si votre poste de travail devait être utilisé par une autre personne demain. Qu’est-ce qui pourra l’aider à s’y retrouver et à ranger le tout à la même place ? Cela prendra sûrement des étiquettes, des cartables, classeurs, casiers… Aidez les autres, cela vous aidera également.

Shitsuke (躾, éducation) : suivre et progresser.

Continuez sur cette voie et essayez d’améliorer votre système à votre manière.

La bonne nouvelle est que vous pouvez utiliser la Règle des 5S pour ranger votre bureau d’ordinateur, histoire d’être plus efficace.