Comment organiser ses courriels (mails)

Comment organiser ses courriels (mails)

S’occuper de ses courriels est, pour moi, l’une des tâches les plus pénibles dans mon travail. Surtout que la plupart ne sont pas les plus utiles au monde (on ne va pas se le cacher).

Cet article vous aidera à vous organiser et éviter de perdre trop de temps avec eux.

Traitement

Traiter ses courriels est peut-être l’une des tâches de travail les plus chronophage : le temps passé et les résultats ne marquent clairement pas une valeur ajoutée à notre efficacité. Le problème supplémentaire est l’apparition des notifications.

La présence constante dans notre champ de vision de cette pastille rouge devient une source de stress. Si comme moi vous ne supportez pas d’avoir ce chiffre dans votre champ de vision, supprimez-le dans vos paramètres d’affichage. Mais assurez-vous de relever vos courriels régulièrement à des moments stratégiques.

Pour ma part, 3 fois par jour maximum : 

  • après la 1ère tâche importante de la journée
  • à mon retour de pause du midi
  • 1h avant la fin de ma journée. 

Suite à ces consultations, j’établis un tri succinct mais important dans 3 catégories

  1. À répondre

La règle des 2 minutes est très utile ici : si vous pouvez répondre à ce courriel en moins de 2 minutes, faites-le !

  1. À garder comme information importante

J’ai différents dossiers pour archives avec des étiquettes ou des tags, des dossiers. Ça m’aide à compartimenter les informations dont j’ai besoin.

  1. Pour la corbeille. 

Comme son nom l’indique, direction

Si vous recherchez un courriel, n’hésitez pas à utiliser la barre de recherche, elles sont très puissantes tant que vous avez les bons mots clés. 

Utilisation

Soyez clairs dans vos courriels

  • Votre objet de courriel doit contenir une action attendue : Pour information/lecture, Pour réponse (rapide ou non), Pour validation, Pour action. 
  • L’objet est très important : on doit pouvoir comprendre sa portée.
  • Si le courriel est long, n’hésitez pas à faire des listes à puces (bullets-points)

Réduction 

Le nombre de courriels reçus et envoyés par jour est incroyablement élevé. Le site Arobase.com nous l’explique très clairement à l’aide de différentes études : 

  • L’e-mail en entreprise :

88 courriels sont reçus et 34 sont envoyés en moyenne par jour en entreprise par chaque collaborateur. Seuls 12 messages sont identifiés par les usagers comme étant du spam.

Étude Adobe, août 2015

  • Temps passé à consulter ses e-mails :

Les cadres estiment passer plus de 5 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie

5,6 heures en France et 5,4h en Europe

Aux Etats-Unis, ce chiffre monte à 6,3 heures 

Radicati Group, mars 2015

  • Nombre de mails envoyés par jour :

Monde : 293 milliards en 2019 (hors spam)

Prévision pour 2022 : 347 milliards

Radicati Group, février 2019

  • Le spam (courriels indésirables) :

Selon les moments et selon les mesures, le spam représente entre 55 et 95 % du trafic total de l’e-mail. La majeure partie (près de 90%) est filtrée en amont par les outils anti-spam des messageries et est donc invisible aux yeux des internautes (elle n’apparaît donc pas dans le dossier Indésirables). 

sources Vade Retro, Altospam, SignalSpam

  • Coût et impact sur la planète :

CO2 : une entreprise de 100 personnes génère chaque année rien qu’avec son courrier électronique 13,6 tonnes d’équivalent CO2, soit l’équivalent de 14 allers-retours Paris et New York.

ADEME

Agissons donc à notre niveau ! 

D’après l’ensemble de ces études, les spams, listes de diffusions, courriels peu clairs car pas assez direct sont la cause de ces envois en trop gros nombres.

Voici quelques conseils pour les réduire. 

Désabonnez-vous des listes de diffusions que vous n’utilisez pas

  • en bas de ces courriels il y a toujours un petit bouton “se désabonner”
  • cleanfox.io est un site Internet qui vous aidera à réaliser cela sans trop d’effort

Centralisez vos adresses courriels vers une unique boîte de réception

Règle des 2 minutes

Comme expliqué dans un précédent articles ICI

Tout ce qui vous prend moins de 2 minutes à réaliser, faites-le pour diminuer la charge mentale de cette tâche. 

Avec toutes ces astuces et conseils, à vous de jouer et fixez vous un objectif réaliste afin d’obtenir le tant convoité “inbox 0”. 

J’arrive aujourd’hui à avoir un Inbox 0 en fin de journée en respectant ces différentes étapes.

Comment organiser ses tâches

Comment organiser ses tâches

Nous avons tous des prédispositions quant au moment de la journée où nous sommes le plus productif. Quel est votre meilleur moment de la journée pour réaliser une tâche qui vous demandera le plus de concentration/effort ?

Votre moment le plus productif

Pour le savoir ou le confirmer, passez ce rapide test de Horne & Ostberg.

Vous avez votre résultat ? Partagez le en commentaire c’est toujours inspirant pour les autres

Débuter votre journée en organisant vos tâches

Ne commencez pas votre journée par vérifier vos mails. Préférez 2-3 moments précis et stratégiques. 

Commencez plutôt votre journée avec la tâche à la plus haute valeur. Quelle serait l’unique tâche à faire si vous ne devez n’en faire qu’une seule aujourd’hui ? 

En général cette tâche va de mise avec la plus pénible, la plus ingrate. 

Pour vous aider à classer vos tâches voici un bel outil : la Matrice d’Eisenhower. 

Jonathan Fechner dans son livre, les 13 commandements du management de projet, nous offre une suite à la matrice d’Eisenhower. 

La technique Pomodoro

Le mot italien pour tomate est aussi une technique de gestion du temps très efficace pour accomplir son travail. Elle consiste simplement à : 

  • Définir une tâche à réaliser
  • Travailler dessus pour 25 min
  • Prendre une pause de 5 min (étirez-vous…)
  • Repartir pour 25 min

Ainsi de suite pour un maximum de 3h

  • Prenez une pause de 30-60 min

Et reprenez. 

Attention à ne pas passer toute sa journée sur une même tâche. Pour les grosses tâches, les découper en plusieurs et prévoir sa réalisation sur plusieurs jours en sera toujours plus bénéfique.

En éliminant tranquillement ces tâches les unes après les autres, vous aurez le temps de vous occuper de celles qui n’ont pas pu être déléguées (Quadrant 3). Pouvoir déléguer, c’est dans le cas où vous avez : 

  • une équipe qui travaille avec vous
  • la possibilité de demander une aide à cette dernière. 

Si la tâche est urgente mais pas importante, voyez qui aurait les meilleures qualifications pour remplir cette tâche avec vous ou vous aider à la remplir en partie. L’idée n’est pas de donner votre travail aux collègues mais de travailler intelligemment en équipe. 

Parlons maintenant des tâches du Quadrant 4, peu importantes et non urgentes. La matrice d’Eisenhower suggère de les abandonner. Comprenez le comme les abandonner pour aujourd’hui mais les garder dans votre to do list à faire plus tard. Si possible, ne pas les repousser à plus de 2 semaines, sinon elles risquent vraiment de tomber dans l’oubli. 

Règle des 2 minutes

Tout ce que vous pouvez faire et qui vous prend moins de 2 minutes à réaliser : FAITES-LE. Ça vous évitera de l’inscrire dans votre To-Do List et donc de prendre de la place dans votre tête. 

Comment organiser son poste de travail

Comment organiser son poste de travail

Que ce soit un bureau (le plus souvent), ou ailleurs, votre poste de travail est censé être le lieux où vous passez le plus clair de votre temps. 

Maîtriser son espace apporte un sentiment d’apaisement.

Une ancienne collègue qui se reconnaitra

Il peut être le reflet de qui vous êtes, professionnellement parlant, donc pourquoi ne pas faire en sorte qu’il reflète le meilleur de vous même ? 

Einstein avait un bureau chaotique, j’en conviens. Mais il a inventé, entre autres, la théorie de la relativité. Vous en êtes où vous ? 


La méthode des 5 S de Toyota.

Seiri (整理, ranger) : supprimer l’inutile. 

À cette étape, il s’agit d’éliminer ce qui n’a pas sa place dans l’espace de travail. 

But : alléger l’espace de travail.

Seiton (整頓, ordre) : situer les choses. 

« Une place pour chaque chose, et chaque chose à sa place ».

Lors de cette étape, on cherche à aménager l’espace de travail de façon à éviter les pertes de temps et d’énergie. Gardez ce que vous utilisez le plus à portée de main. Le reste ? Moins vous l’utilisez, plus vous l’éloignez de vous.

Seiso (清掃, nettoyage) : (faire) scintiller. 

Faites l’expérience de retourner votre clavier sur votre bureau et de le secouer un peu, vous serez surpris 😉

À cette étape, il faut que ça brille !

Seiketsu (清潔, propre) : standardiser les règles. 

Faites comme si votre poste de travail devait être utilisé par une autre personne demain. Qu’est-ce qui pourra l’aider à s’y retrouver et à ranger le tout à la même place  ? Cela prendra sûrement des étiquettes, des cartables, classeurs, casiers… Aidez les autres, cela vous aidera également. 

Shitsuke (躾, éducation) : suivre et progresser.

Continuez sur cette voie et essayez d’améliorer votre système à votre manière. 

La bonne  nouvelle est que vous pouvez utiliser la Règle des 5S pour ranger votre bureau d’ordinateur, histoire d’être plus efficace. 

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