Planification consciente sur du court terme

Ahmed — Sun, 03 Jan 2021 15:00:00 +0000

Nous avons tous des choses à faire plus importantes que d’autres dans la semaine. Cet article mêlera l’aspect professionnel et personnel de nos agendas.

Identifier les tâches/activités qui ne bougeront pas.

En effet, nous sommes humains et il n’est pas bon de tout le temps dissocier ces 2 parties de nous : elles ne sont pas opposées, elles se complètent. Donc autant en faire de même avec notre planning.

C’est ici que vous identifierez vos réunions habituelles, vos vacances, vos loisirs… Tout ce que vous pouvez planifier à l’avance et qui, côté vie personnelle, compte vraiment pour vous. Facilitez vous la tâche, rendez ces événements comme récurrents dans votre agenda.

Ensuite viennent les autres tâches à importances variables.

Répartir vos tâches sur les meilleurs moments de la journée/semaine.

Lundi

Journée pénible par excellence, prévoyez donc à faire ce que vous aimez le moins comme la comptabilité, administratif… Aussi pénibles que sont ces tâches, elles sont à fortes valeurs ajoutées et le reste de la semaine s’en retrouvera plus beau.

Mardi et jeudi

La semaine est lancée, c’est généralement une matinée bien productive qui vous attend. Bon moment pour passer vos appels téléphoniques en plus de votre travail habituel.

Mercredi

Cette journée est souvent destinée aux enfants ou prise en congé pour les personnes travaillant à temps partiel (ils ont tellement tout compris).

Une bonne journée pour vous concentrer sur le travail que vous seul pouvez exécuter.

Vendredi

L’euphorie du week-end arrive donc la productivité ambiante diminue. Ce n’est pas grave, autant l’accepter et essayer d’en tirer profit.

Prévoyez votre semaine suivante, vos rendez-vous, ordre du jour de réunion, remplissez votre agenda. Faites que cette dernière journée de travail de la semaine se termine bien.

Sait on jamais, un imprévu est si vite arrivé.

Loi de Murphy

Et voici cet imprévu.

La loi de Murphy, développée par Edward A. Murphy Jr, un ingénieur aérospatial américain qui en énonça le premier le principe, est un adage qui s’énonce de la manière suivante :

Tout ce qui est susceptible d’aller mal, ira mal.

Selon une variante plus détaillée de la loi,

S’il existe au moins deux façons de faire quelque chose et qu’au moins l’une de ces façons peut entraîner une catastrophe, il se trouvera forcément quelqu’un quelque part pour emprunter cette voie.

Comment prévoir ce qui tournera mal alors ?

Dans son livre, Jonathan Fechner nous propose de rajouter 20% de temps aux tâches prévues : des buffers (tampons en français). Il nous l’explique comme étant “une offrande aux grands esprits de la gestion du temps”. Et je lui accorde 😉

Exemple : une tâche prévue de 60 min, prévoyez 1h20 environ.

Avec tous ces conseils que vous avez découvert et qui, je suis sûr, vous ont permis de vous (re)découvrir, prenez du temps pour vous et ceux que vous aimez.

Comment organiser ses tâches

Ahmed — Thu, 03 Dec 2020 01:01:14 +0000

Nous avons tous des prédispositions quant au moment de la journée où nous sommes le plus productif. Quel est votre meilleur moment de la journée pour réaliser une tâche qui vous demandera le plus de concentration/effort ?

Votre moment le plus productif

Pour le savoir ou le confirmer, passez ce rapide test de Horne & Ostberg.

Vous avez votre résultat ? Partagez le en commentaire c’est toujours inspirant pour les autres

Débuter votre journée en organisant vos tâches

Ne commencez pas votre journée par vérifier vos mails. Préférez 2-3 moments précis et stratégiques.

Commencez plutôt votre journée avec la tâche à la plus haute valeur. Quelle serait l’unique tâche à faire si vous ne devez n’en faire qu’une seule aujourd’hui ?

En général cette tâche va de mise avec la plus pénible, la plus ingrate.

Pour vous aider à classer vos tâches voici un bel outil : la Matrice d’Eisenhower.

Jonathan Fechner dans son livre, les 13 commandements du management de projet, nous offre une suite à la matrice d’Eisenhower.

Tiré de son cours sur Openclassroom.com

La technique Pomodoro

Le mot italien pour tomate est aussi une technique de gestion du temps très efficace pour accomplir son travail. Elle consiste simplement à :

Définir une tâche à réaliser
Travailler dessus pour 25 min
Prendre une pause de 5 min (étirez-vous…)
Repartir pour 25 min

Ainsi de suite pour un maximum de 3h

Prenez une pause de 30-60 min

Et reprenez.

Attention à ne pas passer toute sa journée sur une même tâche. Pour les grosses tâches, les découper en plusieurs et prévoir sa réalisation sur plusieurs jours en sera toujours plus bénéfique.

En éliminant tranquillement ces tâches les unes après les autres, vous aurez le temps de vous occuper de celles qui n’ont pas pu être déléguées (Quadrant 3). Pouvoir déléguer, c’est dans le cas où vous avez :

une équipe qui travaille avec vous
la possibilité de demander une aide à cette dernière.

Si la tâche est urgente mais pas importante, voyez qui aurait les meilleures qualifications pour remplir cette tâche avec vous ou vous aider à la remplir en partie. L’idée n’est pas de donner votre travail aux collègues mais de travailler intelligemment en équipe.

Parlons maintenant des tâches du Quadrant 4, peu importantes et non urgentes. La matrice d’Eisenhower suggère de les abandonner. Comprenez le comme les abandonner pour aujourd’hui mais les garder dans votre to do list à faire plus tard. Si possible, ne pas les repousser à plus de 2 semaines, sinon elles risquent vraiment de tomber dans l’oubli.

Règle des 2 minutes

Tout ce que vous pouvez faire et qui vous prend moins de 2 minutes à réaliser : FAITES-LE. Ça vous évitera de l’inscrire dans votre To-Do List et donc de prendre de la place dans votre tête.

Taches | Calme Toi