Nous l’avons forcément déjà essayé au moins une fois, quand on arrive plus à gérer cette charge de travail uniquement avec notre esprit, notre mémoire. Il nous semble  alors plus facile de chercher une aide extérieure, un outil. 

Mais pourquoi attendre que notre charge mentale déborde ? 

Premièrement, limitez-vous au support que vous utilisez le plus :  

• si vous êtes sur un ordinateur, restez sur un outil digital. 
• Si vous êtes sur papier, faites vous une liste à la journée ou à la semaine maximum, facile à (re)trouver. 

Pour ma part, j’ai une préférence pour le site Kanbanflow. Et pour vous l’avouer, j’ai découvert en préparant cet article, la méthode Kanban utilisée. 

Méthode Kanban

Un kanban, du japonais カンバン ou 看板 (kanban, «étiquette»), est une fiche cartonnée ou un signal électronique ou simplement un emballage que l’on fixe sur les bacs ou les conteneurs de pièces dans une ligne d’assemblage ou une zone de stockage. Le terme désigne aussi la méthode de gestion de production en flux tendu employée à la fin des années 1950 dans les usines Toyota et consistant à limiter la production d’un poste en amont d’une chaîne de travail aux besoins exacts du poste en aval. L’ingénieur japonais Taiichi Ōno en est considéré généralement comme l’inventeur dans les années 1960.

 https://fr.wikipedia.org/wiki/Kanban

L’idée est donc de créer des tableaux avec des listes différentes. J’en utilise une constante pour mes tâches quotidiennes/hebdomadaires. Plus un autre tableau au besoin quand je suis sur un projet particulier à mettre en place. 

Mais il en existe de nombreuses autres comme Google Task, Trello… Et le petit plus, vous pouvez les installer sur votre cellulaire.  

Ensuite, (après avoir utilisez vos compétences acquises suite à la lecture des articles précédents sur comment organiser vos tâches grâce aux matrices d’Eisenhower et Jonathan Fechner) répartissez les sur votre support :  

• En haut de votre liste les plus importantes et urgentes puis ainsi de suite en ordre décroissant. Si une tâche vous semble prendre plus de 2h à réaliser, découpez-la en plusieurs fractions. 
• Puis, définissez des échéances pour chacune de ces tâches. Là est le secret d’une bonne To-Do List. Imposez vous des limites dans le temps. Mais pour ce qui est de la limite, seul vous, ou votre boss la connait.

 Et pour finir, voici quelques pièges à éviter : 

• soyez précis et succinct dans vos tâches : l’avantage des outils numériques et qu’ils vous permettent de rattacher un courriel, une demande spécifique liée à la tâche. 
• utilisez des verbes d’action, cela vous donnera plus d’entrain à réaliser cette tâche
• rappelez vous de la règle des 2 minutes : si une tâche peut être réalisée en moins de 2 min, FAITE-LÀ et ainsi diminuez votre charge mentale. 
• mettez la à jour : une To-Do List a besoin de vous comme vous avez besoin d’elle. Si vous ne la faites pas vivre elle sera simplement un outil de plus laissé à l’abandon. Soyez certain que c’est un allié, et prévoyez de la mettre à jour 1-2 fois par semaine. 

Quand vous aurez intégré tout cela, essayez de vous challenger.  

Accordez-vous un peu moins de temps pour réaliser certaines longues tâches, vous serez surpris d’y parvenir. 

Loi de Parkinson

La 1ère loi de Parkinson nous l’explique : “elle pose que tout travail au sein d’une administration augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté”. 

https://fr.wikipedia.org/wiki/Loi_de_Parkinson

Pour l’illustrer :

Se challenger dans la mesure où vous vous sentez capable de fournir un effort supplémentaire sur une durée donnée fonctionne. Mais attention à ne pas augmenter sa charge de travail au point de s’épuiser.

L’ensemble de ces propositions sont là pour vous aider à gagner du temps, non pas faire de vous un bourreau de travail. 

Si cela vous aide, faites m’en part dans les commentaires, c’est toujours apprécié 🙂