Planification consciente sur du court terme

Ahmed — Sun, 03 Jan 2021 15:00:00 +0000

Nous avons tous des choses à faire plus importantes que d’autres dans la semaine. Cet article mêlera l’aspect professionnel et personnel de nos agendas.

Identifier les tâches/activités qui ne bougeront pas.

En effet, nous sommes humains et il n’est pas bon de tout le temps dissocier ces 2 parties de nous : elles ne sont pas opposées, elles se complètent. Donc autant en faire de même avec notre planning.

C’est ici que vous identifierez vos réunions habituelles, vos vacances, vos loisirs… Tout ce que vous pouvez planifier à l’avance et qui, côté vie personnelle, compte vraiment pour vous. Facilitez vous la tâche, rendez ces événements comme récurrents dans votre agenda.

Ensuite viennent les autres tâches à importances variables.

Répartir vos tâches sur les meilleurs moments de la journée/semaine.

Lundi

Journée pénible par excellence, prévoyez donc à faire ce que vous aimez le moins comme la comptabilité, administratif… Aussi pénibles que sont ces tâches, elles sont à fortes valeurs ajoutées et le reste de la semaine s’en retrouvera plus beau.

Mardi et jeudi

La semaine est lancée, c’est généralement une matinée bien productive qui vous attend. Bon moment pour passer vos appels téléphoniques en plus de votre travail habituel.

Mercredi

Cette journée est souvent destinée aux enfants ou prise en congé pour les personnes travaillant à temps partiel (ils ont tellement tout compris).

Une bonne journée pour vous concentrer sur le travail que vous seul pouvez exécuter.

Vendredi

L’euphorie du week-end arrive donc la productivité ambiante diminue. Ce n’est pas grave, autant l’accepter et essayer d’en tirer profit.

Prévoyez votre semaine suivante, vos rendez-vous, ordre du jour de réunion, remplissez votre agenda. Faites que cette dernière journée de travail de la semaine se termine bien.

Sait on jamais, un imprévu est si vite arrivé.

Loi de Murphy

Et voici cet imprévu.

La loi de Murphy, développée par Edward A. Murphy Jr, un ingénieur aérospatial américain qui en énonça le premier le principe, est un adage qui s’énonce de la manière suivante :

Tout ce qui est susceptible d’aller mal, ira mal.

Selon une variante plus détaillée de la loi,

S’il existe au moins deux façons de faire quelque chose et qu’au moins l’une de ces façons peut entraîner une catastrophe, il se trouvera forcément quelqu’un quelque part pour emprunter cette voie.

Comment prévoir ce qui tournera mal alors ?

Dans son livre, Jonathan Fechner nous propose de rajouter 20% de temps aux tâches prévues : des buffers (tampons en français). Il nous l’explique comme étant “une offrande aux grands esprits de la gestion du temps”. Et je lui accorde 😉

Exemple : une tâche prévue de 60 min, prévoyez 1h20 environ.

Avec tous ces conseils que vous avez découvert et qui, je suis sûr, vous ont permis de vous (re)découvrir, prenez du temps pour vous et ceux que vous aimez.

Comment organiser ses courriels (mails)

Ahmed — Sat, 12 Dec 2020 22:06:08 +0000

S’occuper de ses courriels est, pour moi, l’une des tâches les plus pénibles dans mon travail. Surtout que la plupart ne sont pas les plus utiles au monde (on ne va pas se le cacher).

Cet article vous aidera à vous organiser et éviter de perdre trop de temps avec eux.

Traitement

Traiter ses courriels est peut-être l’une des tâches de travail les plus chronophage : le temps passé et les résultats ne marquent clairement pas une valeur ajoutée à notre efficacité. Le problème supplémentaire est l’apparition des notifications.

La présence constante dans notre champ de vision de cette pastille rouge devient une source de stress. Si comme moi vous ne supportez pas d’avoir ce chiffre dans votre champ de vision, supprimez-le dans vos paramètres d’affichage. Mais assurez-vous de relever vos courriels régulièrement à des moments stratégiques.

Pour ma part, 3 fois par jour maximum :

après la 1ère tâche importante de la journée
à mon retour de pause du midi
1h avant la fin de ma journée.

Suite à ces consultations, j’établis un tri succinct mais important dans 3 catégories

À répondre

La règle des 2 minutes est très utile ici : si vous pouvez répondre à ce courriel en moins de 2 minutes, faites-le !

À garder comme information importante

J’ai différents dossiers pour archives avec des étiquettes ou des tags, des dossiers. Ça m’aide à compartimenter les informations dont j’ai besoin.

Pour la corbeille.

Comme son nom l’indique, direction

Si vous recherchez un courriel, n’hésitez pas à utiliser la barre de recherche, elles sont très puissantes tant que vous avez les bons mots clés.

Utilisation

Soyez clairs dans vos courriels

Votre objet de courriel doit contenir une action attendue : Pour information/lecture, Pour réponse (rapide ou non), Pour validation, Pour action.
L’objet est très important : on doit pouvoir comprendre sa portée.
Si le courriel est long, n’hésitez pas à faire des listes à puces (bullets-points)

Réduction

Le nombre de courriels reçus et envoyés par jour est incroyablement élevé. Le site Arobase.com nous l’explique très clairement à l’aide de différentes études :

L’e-mail en entreprise :

88 courriels sont reçus et 34 sont envoyés en moyenne par jour en entreprise par chaque collaborateur. Seuls 12 messages sont identifiés par les usagers comme étant du spam.

Étude Adobe, août 2015

Temps passé à consulter ses e-mails :

Les cadres estiment passer plus de 5 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie

5,6 heures en France et 5,4h en Europe

Aux Etats-Unis, ce chiffre monte à 6,3 heures

Radicati Group, mars 2015

Nombre de mails envoyés par jour :

Monde : 293 milliards en 2019 (hors spam)

Prévision pour 2022 : 347 milliards

Radicati Group, février 2019

Le spam (courriels indésirables) :

Selon les moments et selon les mesures, le spam représente entre 55 et 95 % du trafic total de l’e-mail. La majeure partie (près de 90%) est filtrée en amont par les outils anti-spam des messageries et est donc invisible aux yeux des internautes (elle n’apparaît donc pas dans le dossier Indésirables).

sources Vade Retro, Altospam, SignalSpam

Coût et impact sur la planète :

CO2 : une entreprise de 100 personnes génère chaque année rien qu’avec son courrier électronique 13,6 tonnes d’équivalent CO2, soit l’équivalent de 14 allers-retours Paris et New York.

ADEME

Agissons donc à notre niveau !

D’après l’ensemble de ces études, les spams, listes de diffusions, courriels peu clairs car pas assez direct sont la cause de ces envois en trop gros nombres.

Voici quelques conseils pour les réduire.

Désabonnez-vous des listes de diffusions que vous n’utilisez pas :

en bas de ces courriels il y a toujours un petit bouton “se désabonner”
cleanfox.io est un site Internet qui vous aidera à réaliser cela sans trop d’effort

Centralisez vos adresses courriels vers une unique boîte de réception

Règle des 2 minutes

Comme expliqué dans un précédent articles ICI.

Tout ce qui vous prend moins de 2 minutes à réaliser, faites-le pour diminuer la charge mentale de cette tâche.

Avec toutes ces astuces et conseils, à vous de jouer et fixez vous un objectif réaliste afin d’obtenir le tant convoité “inbox 0”.

J’arrive aujourd’hui à avoir un Inbox 0 en fin de journée en respectant ces différentes étapes.

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